Ricoh Digital Workflow Automation recognized by PCM Biz IT Excellence 2022 (Chinese version only)

15 Nov 2022

企業工作模式已經改變，尤其營運成本與日俱增，需要引入自動化方案保持生產力和效率。工作流程自動化實為企業數碼轉型的熱門技術。理光（香港）工作流程自動化方案涵蓋文件管理系統（DMS）、機械人流程自動化（RPA）、人力資源管理系統（HRM），以至客戶關係管理（CRM）等等，並由專業顧問團隊服務企業客戶，將經驗和最佳業務流程帶入企業，讓員工騰出時間，集中在分析及創意上，並提升工作效率。

理光（香港）高級總監莊禮基表示，透過工作流程自動化有助企業減省大量重複的工作程序，有助解決種種營運挑戰。

工作流程自動化有助減省員工處理重複工序的壓力，近年備受企業垂青。理光（香港）高級總監莊禮基表示，企業面臨人手短缺挑戰，即使願意付更高薪酬亦難覓人才。再者，新一代追求工作與生活平衡，要彈性工作時間，企業引入自動化工作流程能大幅減省大量繁複的工作程序，吸引更多人才加入團隊。

團隊為企業審視工作流程

工作流程涉及企業的日常運作，具備行業經驗的專業顧問團隊能有效將技術發揮，幫助企業簡化流程。莊禮基指出，理光（香港）擁有專業顧問團隊，在本港各行業累積多年經驗，在這兩年間，已替超過 300 個客戶完成，不同的流程自動化工程，服務對象遍布本地各行業。「理光（香港）有別於市場上其他方案商，顧問團隊先聆聽企業客戶的問題，根據經驗分析需要自動化的流程，也同時為企業審視工作流程，引入行業最佳實踐，而龐大的工程團隊亦是我們的優勢。」

為客戶實施工作流程自動化之前，會先派出專業團隊深入了解客戶的工作流程，再分析及制定自動化流程安排，才為客戶選擇最合適的方案。

重複工序自動完成

以自動化處理帳單或收據工作為例，市場上有大量同類技術，甚至為企業建立專屬方案，但理光（香港）採用成熟的自動化方案快速為企業建立流程，從收據擷取數據並配對至相關的欄目，毋須再用人手輸入。

自動化工作流程應用在財務部尤其見效，如處理應付帳款、應收帳款及電子採購，都能夠自動完成過去重複的工作程序，並能確保帳目準確無誤，避免人手出錯。另一熱門自動化工作流程為人力資源部的入職程序，企業毋須再為員工輸入資料，自動地從表格擷取訊息，後續的入職訓練和跟進工作，都可以由系統自動定時為新同事提供相關資訊。莊禮基強調：「理光（香港）工作流程自動化方案採用無程式碼平台開發，企業可輕易自行調整，即使工作流程有變亦可隨之修改。」

人力資源是有效使用流程自動化方案的部門，因招聘、員工入職、薪酬及福利、法規、培訓及發展等，整個流程昂貴又耗時，透過自動化方案，所有文件能準確地發送至適當的位置及接收者，從而提升生產率及效率。

物管公司減半人手時間

各間引入理光（香港）工作流程自動化方案的客戶都能達到成目標，其中一間商用物業管理公司在方案投入使用後，在處理新租客方面的人手及流程時間可縮減一半，成效顯著。

莊禮基稱，該公司管理多個商用物業，每當有新租客，需要裝修改動物業，便要入則交由各界工程師審批，過程相當繁複，亦花大量時間溝通協作。工作流程自動化協助該公司數碼化文件，並用人工智能分類，將文件有條理地分配到適當位置作存取及進行有記錄的更改，文件批核工作由過往用紙張文件等待批核，演化至現時直接交由相關工程師審閱，並在網上完成批核。「該項目的投資回報即時見效，省下一半人手，更重要是加快工作流程，一般要花上數月時間處理，現在變成幾星期內可完成。」

閱讀原文：

https://www.plugmedia.hk/bizit_excellence/2022/featured/ricoh_automation