理光(香港)工作流程自動化方案榮獲 PCM Biz IT Excellence 2022的認可

2022年11月15日

企業工作模式已經改變,尤其營運成本與日俱增,需要引入自動化方案保持生產力和效率。工作流程自動化實為企業數碼轉型的熱門技術。理光(香港)工作流程自動化方案涵蓋文件管理系統(DMS)、機械人流程自動化(RPA)、人力資源管理系統(HRM),以至客戶關係管理(CRM)等等,並由專業顧問團隊服務企業客戶,將經驗和最佳業務流程帶入企業,讓員工騰出時間,集中在分析及創意上,並提升工作效率。

理光(香港)高級總監莊禮基表示,透過工作流程自動化有助企業減省大量重複的工作程序,有助解決種種營運挑戰。理光(香港)高級總監莊禮基表示,透過工作流程自動化有助企業減省大量重複的工作程序,有助解決種種營運挑戰。

工作流程自動化有助減省員工處理重複工序的壓力,近年備受企業垂青。理光(香港)高級總監莊禮基表示,企業面臨人手短缺挑戰,即使願意付更高薪酬亦難覓人才。再者,新一代追求工作與生活平衡,要彈性工作時間,企業引入自動化工作流程能大幅減省大量繁複的工作程序,吸引更多人才加入團隊。

團隊為企業審視工作流程

工作流程涉及企業的日常運作,具備行業經驗的專業顧問團隊能有效將技術發揮,幫助企業簡化流程。莊禮基指出,理光(香港)擁有專業顧問團隊,在本港各行業累積多年經驗,在這兩年間,已替超過 300 個客戶完成,不同的流程自動化工程,服務對象遍布本地各行業。「理光(香港)有別於市場上其他方案商,顧問團隊先聆聽企業客戶的問題,根據經驗分析需要自動化的流程,也同時為企業審視工作流程,引入行業最佳實踐,而龐大的工程團隊亦是我們的優勢。」

為客戶實施工作流程自動化之前,會先派出專業團隊深入了解客戶的工作流程,再分析及制定自動化流程安排,才為客戶選擇最合適的方案。為客戶實施工作流程自動化之前,會先派出專業團隊深入了解客戶的工作流程,再分析及制定自動化流程安排,才為客戶選擇最合適的方案。

重複工序自動完成

以自動化處理帳單或收據工作為例,市場上有大量同類技術,甚至為企業建立專屬方案,但理光(香港)採用成熟的自動化方案快速為企業建立流程,從收據擷取數據並配對至相關的欄目,毋須再用人手輸入。

自動化工作流程應用在財務部尤其見效,如處理應付帳款、應收帳款及電子採購,都能夠自動完成過去重複的工作程序,並能確保帳目準確無誤,避免人手出錯。另一熱門自動化工作流程為人力資源部的入職程序,企業毋須再為員工輸入資料,自動地從表格擷取訊息,後續的入職訓練和跟進工作,都可以由系統自動定時為新同事提供相關資訊。莊禮基強調:「理光(香港)工作流程自動化方案採用無程式碼平台開發,企業可輕易自行調整,即使工作流程有變亦可隨之修改。」
人力資源是有效使用流程自動化方案的部門,因招聘、員工入職、薪酬及福利、法規、培訓及發展等,整個流程昂貴又耗時,透過自動化方案,所有文件能準確地發送至適當的位置及接收者,從而提升生產率及效率。人力資源是有效使用流程自動化方案的部門,因招聘、員工入職、薪酬及福利、法規、培訓及發展等,整個流程昂貴又耗時,透過自動化方案,所有文件能準確地發送至適當的位置及接收者,從而提升生產率及效率。

物管公司減半人手時間

各間引入理光(香港)工作流程自動化方案的客戶都能達到成目標,其中一間商用物業管理公司在方案投入使用後,在處理新租客方面的人手及流程時間可縮減一半,成效顯著。

莊禮基稱,該公司管理多個商用物業,每當有新租客,需要裝修改動物業,便要入則交由各界工程師審批,過程相當繁複,亦花大量時間溝通協作。工作流程自動化協助該公司數碼化文件,並用人工智能分類,將文件有條理地分配到適當位置作存取及進行有記錄的更改,文件批核工作由過往用紙張文件等待批核,演化至現時直接交由相關工程師審閱,並在網上完成批核。「該項目的投資回報即時見效,省下一半人手,更重要是加快工作流程,一般要花上數月時間處理,現在變成幾星期內可完成。」

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https://www.plugmedia.hk/bizit_excellence/2022/featured/ricoh_automation