Improve communication methods and improve the successful rate of business negotiations

15 Nov 2017

 

對進行商業會談而言,大家認為面談會議和電話會議有很大的分別嗎? 2009 年《福布斯》的一份調查報告*1顯示, 84% 受訪者認為面對面的商業會談,比其他會議模式包括電話會議模式等,更能有助與商業夥伴建立牢固而有意義的關係。

雖然面對面會談益處良多,但如要約見商業夥伴面談,往往需要花費大量的時間和精神。先別說海外客戶,當我們需要穿梭本港各區拜訪客戶時,若受到交通擠塞或惡劣天氣影響,我們的會議時間便很大機會被耽誤,可能因此得失客戶而失去生意及影響關係。

 

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善用通訊科技 提高會議效率

隨著科技發展,市面上有不少企業已採用整合通訊(Unified Communication Service,UCS)方案,用戶可使用電腦或電話隨時與員工及客戶以語音或視像模式聯繫,既不受地點限制,又靈活省時。

UCS方案 一般包括攝影鏡頭、麥克風、揚聲器、有線及無線網絡接駁設備等視像會議所需裝置,並配合對應的應用程式 (app) 使用。透過 UCS 方案,與會者可自攜流動電話等智能設備(Bring Your Own Device,BYOD) 參加會議,並能即時表達意見,毋須使用其他既昂貴又複雜的器材,更毋須親臨指定地點參與會議,既省時又方便。

另外,UCS 方案上可添加互動電子白板 (Interactive WhiteBoard,IWB) ,令會議進行得更有效率。IWB的功能就像一塊一般會議用的白板,其高清顯示器可配合輕觸式操作使用,同時支援網絡功能,協助不同地點的與會者參與及分享圖像,並提供手寫工具,檢閱繪板及設計、共享會議紀錄等功能。

 

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節省資源 打破地域限制

根據MarketsandMarkets於2016年發表的Unified Communication as a Service (UCaaS) Market*2 報告,UCS 市場規模預計將從2016年的173.5億美元增長到2021年的286.9億美元,期內復合年增長率 (CAGR) 達10.6%,顯示企業採用UCS方案已成一股新趨勢,若希望配合客戶的會議要求,以保持市場地位及市場競爭力,UCS將成企業間不可或缺的方案。

 

*1:https://i.forbesimg.com/forbesinsights/StudyPDFs/Business_Meetings_FaceToFace.pdf

*2: http://www.marketsandmarkets.com/Market-Reports/unified-communication-as-a-service-ucaas-market-893.html