Follow the digital workplace trend to gain effectiveness

23 Mar 2020

數碼轉型屬全球企業發展主流趨勢，不過是否所有管理層都能夠追上潮流，同時滿足科技需要？根據德勤會計師事務所早前公布的數據，有 71% 來自東南亞受訪企業，認同用於工作間的內部流動應用科技屬「重要」或「非常重要」。另一方面，該機構也指出改善工作間已成為環球企業的熱潮之一，研究稱，企業於引入正確的智能工作間策略後，對於團隊生產力，甚至工作滿意度與凝聚力都有上升。

智能工作間為你帶來意想不到的效能

走進革新管理世代
要同時達到建設智能工作間的多項要求，絕非一朝一夕可以做到。現時市場上有很多不同公司，就如 Ricoh ，持續為企業提供一站式智能工作間規劃服務，當中包括：分析、顧問、設計，以及工程等相關服務。而我們自身也曾經歷轉型至智能工作間的過程，故能更有效說明重新規劃工作間後所帶來的好處與改變。

其中，「革新管理」元素在轉型過程中屬不可或缺，革新管理專家能為企業管理層、中層主管與前線員工提供協助，令大家在整個過程中有更舒適的體驗。就如對管理層而言，他們的私人房間面積雖被減少，但整體辦公室空間就能更有效地運用，而因應所需面積下降，租金支出也能被壓縮；中層主管的私人房間可能會被縮減，卻能因此拉近與團隊的距離，提升團隊溝通與協作關係；前線員工或同樣需要面對工作空間調整，不過同時可享受到茶水間與活動室等面積大幅提升。Ricoh希望透過「革新管理」，讓員工對革新的恐懼減到最低，享受全新環境，並從第一天起提升生產力。

如何調整工作間策略？

轉型至智能工作間的過程與結果
良好的智能工作間發展策略，能改善多個業務流程，與辦公室資源使用效益。根據 Ricoh 香港的自身案例，我們成功藉著工作間重新規劃，辦公室面積縮減 25% 同時，座位數目卻可增加 29%；並將會議室空間由總面積的 10 %（設 26 個會議室）減少至3%（設 8 個會議室），根據業務與員工需要，更靈活運用空間，提升空間使用率。

引入更具彈性的智能工作間設計後，Ricoh 香港辦公室內可用協助空間，提升至面積總比例的 7 成，另外包括設用餐區的茶水間、電視室、圖書館等多用途場地，總空間面積增加 4.5 倍。更多協作空間、多用途場地，都讓員工有更多地方可以交流意見及互動，加強團隊溝通，亦提升員工滿意度與生產力，所以除了改善工作環境外，重新規劃的工作間與相關科技應用，對公司與員工都帶來正面影響。