破舊立新 建立跨世代協作溝通模式

06 Sep 2018

 

在老一輩的老闆或主管眼中,千禧世代的員工只是追求「Work Life Balance」的打工一族,欠缺獅子山的拼博精神之餘,工作表現又傾向於我行我素。雖說條條大道通羅馬,但假若資深員工與跨世代員工無法透過溝通方式達成一致的想法,便難以發揮整體團隊應有的協作精神,成為阻礙企業發展的絆腳石。

 

現今社會,一家企業普遍存在著四個不同世代的員工,每代員工各自都有不同的溝通偏好:如70後員工的慣於面談或利用電話溝通;80至90後員工偏好短訊文字連繫、千禧後則偏向使用「火星文」的非正統語言 (例如: ng g wor(唔知喎), dim 解ge?(點解嘅?)、Emoji及語音訊息等。然而,一個理想的「智能工作間」(Digital Workplace) 應該能夠容納所有溝通風格,以便精確並有效地傳遞訊息。

 

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踏出第一步    革新智能工作間

為了融合不同世代員工的溝通及協作方式,打破隔閡,加強彼此間的「連繫」(Connectivity)、「溝通」(Communication) 及「協作」(Collaboration),從而改善工作效率,提升生產力,企業應先行評估公司現有的協作及溝通工具是否仍合時宜。首要的一步,是利用網上評估工作間進程的問卷,掌握初步智能工作間進程,例如詢問員工對「連繫」、「溝通」及「協作」的定義,以及企業目前已部署哪種協作方案等等。初步掌握這些基本資訊後,企業便可物色專業顧問團隊親身檢視工作間現況,例如了解員工對科技協作通訊科技的認識及期盼,以便利用不同的協作科技促進團隊之間的溝通。

 

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善用科技   破舊立新

 

顧問團隊於檢視工作間現況及各部門對工作方式的期望後,可著手設計智能工作間。當中的特別之處,是以活動為本的模式,讓員工因應工作需要切換工作間位置,毋須局限在既有的辦公桌,此舉有利促進員工之間的協作及交流之餘,亦能充份促進工作間租金上的成本效益。

 

之後,企業便可進一步採用以下的通訊方式,加強跨世代員工之間的協作及溝通:

 

  • 雲端文件存取:如採用具有「一按入雲」特點的雲端文件存取工具 (Cloud Storage) 掃描所需文件,讓不同世代的員工都能透過智能手機檢視文件,方便之餘,又可節省紙張。對千禧世代而言,這種文件存取方式固然駕輕就熟,而對年長一輩的員工而言,「一按入雲」的文件分享方式,亦有助他們減輕紙張文件管理的工作量,毋須再為找尋文件的位置而費心。

 

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  • 靈活的會議協作:在活動為本的工作間下,企業毋須在特定的環境 (如傳統的會議室) 進行會議,只需配合先進的會議工具,例如支援實時資料共享的互動電子白板(Interactive Whiteboard, IWB),以及支援多方作視像會議的統一通訊服務 (Unified Communication System, UCS),任何工作間位置都可以成為會議室,讓不同世代的員工及客戶一起討論工作的進度及構思。這些工具操作簡易,不論哪一世代的員工,都能迅速適應,對年長一輩 (分享經驗) 及年輕一輩的員工 (創新思維)而言,這種協作模式更能加深彼此間的溝通,成為提升業績的重要平台。

 

總結而言,無論是甚麼行業,要成功營運,經營者除了具有清晰的業務願景,也應重視員工所需所想的工作模式,透過革新協作通訊為不同世代的員工發揮小宇宙,才能攜手提升公司的生產力。

 

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