實施文件流程自動化的四大好處

18 Jul 2018

 

近年本港建造業工程項目龐大,包括公私營屋宇建築或是運輸基建等,與此同時,工程成本上漲及人才流失,嚴重影響士氣和生產力。當中工程繁多事項作出判斷,往往涉及不同部門的文件往來、閱讀及審批,業界如可善用資訊科技,將工作流程自動化,配合統一文件共享系統方案,讓身處辦公室外的夥伴及員工都可隨時隨地存取文件,減省繁複的程序及縮短人手文件處理的時間,自然有效改善建造業環境,提升士氣,加强生產力,甚至吸引年輕人入行!

 

本港工程項目興旺。根據政府統計處的資料顯示,在2017年12月,本港共有1,439 個在施工中的建築地盤,較去年同期的1,349個增加3.5%[1];而建築地盤合共僱用 122,761 名工人,較去年同期增加3.5%[2]。建築地盤除了興建公私營的樓宇住宅或商廈之外,亦涉及大型基建﹐除了已接近竣工的廣深港高速鐵路及港珠澳大橋外,亦包括港深共同開發的落馬洲河套及新界北發展區。[3]

 

傳統文件管理效率低

然而,工程項目當中往往涉及多種工程文件往來及審批,若只靠傳統方式利用紙張文件往來,不僅存檔不便,難以搜尋,身處地盤的員工亦不容易檢視儲存於辦公室的紙張工程文件,拖慢工作效率。而透過採用一站式電子文件資源庫,分門別類儲存各類電子文件,辦公室或地盤的員工便能輕鬆透過桌面電腦及流動裝置檢視文件,而且資料庫亦可提供文件流程自動化,把文件自動傳送給主管部門審批,這種便利是紙張文件難以做到。

 

按此分析您的工作間之數碼化程度

 

實施文件流程自動化的四大好處

總括而言,以下是文件流程自動化,配合統一的文件共享方案的四大好處,能讓建造業改善環境,吸引年輕人入行:


一、統一管理  有效監控

面對建築工程規模龐大且複雜的市場,承建商要妥善管理海量的工程文件及圖則,確保文檔不被隨意修改。採用統一文件共享系統方案,切有用戶權限管理和審計跟踪,可進行有效監控。


二、全文檢索   加密存儲  安全可靠

海量的工程文件及圖則,有如大海撈針,缺乏效率。然而,透過統一文件共享系統方案,並提供文檔加密和嚴格的安全防護,可快速從海量資料中安全精準查找所需文件,確保文件的安全性和可靠性。


三、加強溝通  流動共享

工程規模龐大,多個部門的夥伴共同使用時,文件版本難免混亂,費時深究。令各流動性員工隨時隨地存取文件,有效管理文件版本,加强文件保障,夥伴之間的溝通,自然更有效協作共享。


四、自動流程  
減低錯誤

文件相關的日期提醒與任務管理,自動化給相關部門主管審批或通知,取代經電郵分發或用紙張傳閱的傳統做法,有助減低傳送錯誤。

 

個案分享:本地建築公司實施文件流程自動化的好處

了解上述文件流程自動化管理的好處後,不妨進一步了解本地的實例應用:本地一家上市的建築公司,因舊有的文件管理系統在存檔及分發過程中容易出錯,又不能在工作間以外存取文件,故此轉用了Ricoh自動化文件管理方案,成功把數以萬計的文件集中儲存於中央資料庫,並透過遙距及流動文件存取功能簡化業務運作,讓後勤辦公室及地盤之間時刻連繫無間,將日常行政工作所需時間大幅縮短20%,印刷成本亦得以減半。[4]

 

了解更多: Ricoh - Laserfiche

資料來源:

[1] https://www.statistics.gov.hk/pub/B10500042017QQ04B0100.pdf (p.2  2.1)

[2] https://www.statistics.gov.hk/pub/B10500042017QQ04B0100.pdf (p.2  2.2)

[3] http://hong-kong-economy-research.hktdc.com/business-news/article/香港行業概況/香港屋宇建築及建造業概況/hkip/tc/1/1X000000/1X003UNV.htm (paragraph 7)