智能化工作間的謬誤 (一) - 文件管理篇

12 Apr 2018

 

不少企業認為,單靠文件管理設備,電子化儲存及分發文件,就等同成功實施智能化業務。但如果沒有進一步考慮如何利用雲端儲存,讓員工隨時隨地存取電子文件,最終只會適得其反,減低生產力。

IDC報告正好指出了上述的情況。報告列出,傳統文件管理方案整體減低企業每年逾21.3%的生產力,原因是此類方案並不具備雲端儲存及分享電子化文件的功能,無法滿足工作間員工隨時存取文件、提升工作效率的需要。企業應該先考慮以下四項問題,包括檢視現有文件管理系統的表現,以及採用怎樣的雲端管理方案,為實施智能化文件管理鋪路。

 

檢視現有的文件管理系統

傳統的文件管理系統,包括打印設備,都不乏具備基本「Scan to fax」、「Scan to share drive」及「Scan to email」等基本文件功能,但是否足夠應付現今工作間節奏急速的協作環境?

隨著現今工作步伐愈來愈急速,員工之間的協作需要更緊密, 工作項目方能完成,上述傳統的文件管理可能有欠靈活,加上當中的文件管理功能容易涉及人手錯誤,如錯誤輸入目標者電郵而發錯電子文件,減低生產力,業務的機密資料更可能因此而外洩。打印設備及員工的流動裝置如能夠預載具「一按入雲」功能的流動應用程式,便可提供雲端文件儲存及分享功能, 讓員工隨時相互分享電子文件檔案,例如員工可透過打印設備掃描文件,亦可透過程式上載到雲端環境,讓收件者能輕鬆地從自己的流動設備中下載該檔案,相比起傳統經電郵傳送的模式, 更能回應急速的工作環境。

 

現有的文件編輯功能足夠嗎?

如果現有的打印設備,能夠附載多種文件編輯應用程式,便可輕鬆進行各類簡單文件掃描設定及編輯功能,提供同時掃描多張收據功能,並將收據按日期分類,為文件製作簡單的橫額等、設計信紙、以及能夠掃描不同呎吋的文件,並把文件分別列印於A4紙上等等,藉以提升文件管理效率。

 

選取適切的雲端管理方案

現今的雲端文件存取應用,兼容於打印設備, 讓用戶把文件掃描後便能直接「一按入雲」,分享各個員工。並讓他們隨時透過手機 / 平板電腦瀏覽,自然提高協作效率。而雲端應用,若是透過本地伺服器迅速上下載電子文件,文件存取效率自然更高。另外,應用如能將所有上載文件自動備份,並配合防毒防黑客軟件保護功能,更能保障重要文件遺失及外洩的風險。

雲端儲存及分享的應用,按不同容量及需要以月費方式收取服務費用,企業可按實際使用狀況,選取合適的月費計劃。

 

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資料來源:
https://blog.gonitro.com/2015/09/document-management-impacts-productivity

https://axerosolutions.com/blogs/timeisenhauer/pulse/340/the-8-biggest-document-management-trends-for-2017

http://adobethinktank.com/Future-of-Work-APAC-2017.pdf