工作間「清枱」 由文件數碼化開始

10 Dec 2017

 


雖然桌上堆積文件不一定會妨礙工作,但在數碼化的今天,讓枱面保持乾淨整齊、減少壓迫感的「清枱政策」(Clean desk policy),確實有其好處。而香港四大會計師行德勤、安永等早已執行有關政策,他們表示執行後有效提升效率、減少敏感資料外洩,亦間接提升專業形象。還記得今年初特首選舉時,工作枱堆積的文件多寡,也成為了大眾焦點嗎?


文件雜亂影響工作效率

其實辦公桌上既多且亂的文件,往往是阻礙工作的一大障礙。市場調查機構IDC報告*1指出,每名僱員每天平均花費2.5小時搜尋工作所需的資料,意味著實質工作的時間減少,直接降低工作效率,甚至被迫「加班」,加重僱主的成本負擔。讓文件數碼化和系統化的「清枱政策」可有效減少搜索檔案的時間,企業走向數碼化,更可減少紙張、印刷墨盒和文件歸檔時間等成本。

 

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雲端儲存檔案突破地域限制

要實行「清枱政策」,將雜亂的文件上傳雲端,實行文件無紙化並更有系統地保存,是解決問題的好方法。有研究顯示*2,56.6%的受訪者表示,其機構已採用雲端應用或平台;87%的受訪者表示,其機構擬在未來兩年內將部分文件存儲系統,改用或全部使用雲端。香港政府統計處資料亦顯示*3,在2015年,本港約有159,268家機構使用雲端運算服務,佔商界49.1%。雲端的最大的好處是讓文件資料以數碼檔案形式儲存在公司以外的空間,需要時只需按幾個按鈕操作,無論是使用智能手機或平板電腦、在工作間或在家中,甚至身處交通工具上,都可以直接在流動裝置上快速搜尋檔案,使用簡易又能節省時間和空間。


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無紙化節省資源提升生產力

讓文件無紙化,保持枱面整潔,對企業的好處實在多不勝數。香港金管局早前指出*4,無紙化交易除可減少用紙,亦讓社會和企業省卻大量時間及人力、物力,處理支付及會計對數等工序,資源可以集中投放在更具生產力的經濟活動上。

從以上例子可見,「清枱政策」對公司的資源使用以至整體社會經濟都有莫大益處。企業利用雲端將文件數碼化,隨時隨地都可輕鬆存取文件,簡化文件存取流程,節省時間之餘,工作更加便捷。以理光Smart Operation Panel (SOP)為例,可以直接把掃瞄好的檔案上傳至Google Drive、OneDrive、Evernote 等雲端程式,既可節省員工時間,亦能提高工作效率,同時可實現無紙化工作間的理念。文件數碼化對企業和社會好處如此多,企業及早制定「清枱政策」,既可節省資源,又能提升工作效率,可謂一舉兩得。


*1:http://www.ejitime.com/materials/IDC%20on%20The%20High%20Cost%20Of%20Not%20Finding%20Information.pdf

*2:https://news.microsoft.com/zh-hk/2017/05/09/new_idc_study/

*3:http://hong-kong-economy-research.hktdc.com/business-news/article/%E9%A6%99%E6%B8%AF%E8%A1%8C%E6%A5%AD%E6%A6%82%E6%B3%81/%E9%A6%99%E6%B8% AF%E4%BA%92%E8%81%AF%E7%B6%B2%E6%A5%AD%E6%A6%82%E6%B3%81/hkip/tc/1/1X000000/1X0060U6.htm

*4:http://www.hkma.gov.hk/chi/key-information/speech-speakers/pstpang/20140314-1.shtml#a3