建立貼心文件管理環境 如期交貨無難度

26 Sep 2018

 

應付排山倒海的文件,是員工工作壓力源頭之一。若他們不善於時間管理,便往往會視OT如朋友,晚晚默默耕耘,或者到最後為了趕死線而交行貨,最終只會徒勞無功,不僅對生產力毫無幫助,也影響員工士氣。

 

員工壓力大   影響生產力

據早前「香港在職人士壓力調查」報告[1] 指出,達76%的受訪人士回應指,處理大量文件工作,是工作壓力源頭之一。調查亦認為,在職人士慣於加班博殺,但卻沒有時間管理觀念,把工作按重要性先後排序,到最後弄至身心疲憊,但交出來的東西往往未如理想,到頭來只會影響生產力。[2]

 

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革新文件管理   

要紓緩員工工作壓力,讓他們能在輕鬆而能夠專注的環境工作,可考慮革新文件管理方案,例如部署或升級具智能操作面板 (Smart Operation Panels, SOP) 的打印系統,利用當中豐富的文件管理功能並能結合流動裝置 (例如智能手機、平板電腦) 的特點,配合新世代員工「機不離手」的工作習慣,建立貼心的文件管理環境,讓員工可以提升生產力,依時交貨自然沒有難度。以下是智能操作面板提升文件管理效能的部份亮點:

  • Smart Device Connector:透過近場通訊 (Near-field communication,NFC)讓SOP接收員工流動裝置內的文件,直接經打印設備進行文件列印及分享。[3]
  • EZPlus 程式:當中具備逾13種文件管理的工具,讓員工能夠迅速應付簡單的文件管理。例如透過EZPlus Receipt Scan可同時掃描多張不同尺吋的收據,並能夠按日期分類,減少員工申報支出的時間;透過Image divider程式,能夠掃描不同尺寸的文件,並列印於A4紙張中,讓員工能夠輕鬆並依時製作各類的工作報告。[4]
  • FlexiCloud Smart Storage程式:將掃描文件一「按」入雲,毋須經電郵或共享硬碟,員工便可隨時直接登入雲端存取相關文件。[5]

 

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套用英國著名作家巴金森在其所著作《巴金森法則》(Parkinson’s Law)中的金句:「你用多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那麼多時間。」[6]身為僱主,除了革新文件管理,亦理應多些跟員工溝通,讓他們了解時間管理的重要性,不要「為OT而OT」,拖長時間工作。讓不同世代的員工對時間管理及文件管理的工作模式達成共識,有助提升生產力。

 

了解更多:https://www.ricoh.com.hk/

資料來源:

[1] http://www.ftu.org.hk/upload/news/2852/photo/58c8a5e59c78a.pdf (page 14, last paragraph, line 3)

[2] http://www.ftu.org.hk/upload/news/2852/photo/58c8a5e59c78a.pdf (p.42)

[3] https://www.jobmarket.com.hk/Article/職場時間管理觀念(二)