善用專業顧問團隊 五部曲替您實施智能工作間轉型

23 Aug 2018

 

香港在國際舞台上,競爭力可媲美歐美大城市,其中實踐數碼轉型是國家及城市領先優勢的主要因素之一。要撐起香港經濟發展,各行各業應時刻保持競爭力,例如透過引入創新科技融入業務發展當中,藉此提升工作效率,令業務騰飛。

 

提升香港競爭力  企業必須數碼化

瑞士洛桑管理學院(IMD)公布2018年全球競爭力報告,香港的排名雖較去年略微下跌,但仍穩佔第二,僅僅落後於美國[1]。 該份報告根據「經濟表現」、「政府效率」、「營商效率」及「基礎建設」等4項主要因素對各經濟體的競爭力作評估。報告指出,香港在「政府效率」和「營商效率」均連續4年排名第一。同時,受惠於高速的經濟增長,香港在「經濟表現」方面的排名亦由第11位升至第9位,不過,在「基礎建設」方面的排名則由第20位降至第23位。而美國則在經濟表現和基礎設施均排第一,從而奪得整體排名榜首的位置。本港政府回應該報告時表示,銳意推動創新科技作為經濟的新引擎,是提高競爭力的要素[2]

由此可見,推動創新科技在企業的應用,令企業數碼化日趨完善,乃勢在必行。於企業而言,革新智能工作間,引入高效協作科技,是回應提升本港競爭力的要素。但企業應從何開始?

 


聘用專業團隊  實施智能工作間

企業可考慮聘用專業顧問團隊,透過以下五個步驟實施成功的智能工作間。

 

第一步:評估與調 

企業可先透過網上問卷,花五分鐘時間評估企業數碼化轉型的成熟程度[3],讓專業顧問深入了解部門之間的員工關係及工作文化差異、公司日常運作流程、空間運用,以及科技運用程度等,以明確了解各部門不同的需求,以及營運目標。[4] 在聘用專業顧問團隊、初部定立數碼化的目標及大方向後,即可進入第二步 – 更深入地分析轉型的各層面。


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第二步:分析轉型過程中需注意的層面[5]

長遠而言,轉型能提升員工的工作效率及其科技應用水平,亦能為千篇一律的工作帶來正面影響,但同時亦需給予員工心理準備,為員工使用新的協作科技事先好好溝通。此外,企業若能及早訂立適應採用協作科技的過渡期,讓工作間內不同世代的員工能有充足時間認識及掌握相關操作,到落實採用時便自然會得心應手。

 

第三步:決定經營目標,制定智能化策略

其後,專業顧問團隊須與企業決策層一同制定智能工作間的預期目標和核心理念,並規劃出符合兩者的策略,同時亦要平衡員工的工作文化及方式,從而制定一個極致發揮空間與科技、又平衡業務及員工所需的智能工作間。[6]

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第四步:選擇適合公司文化的智能化協作工具

在制定智能工作間的框架後,專業顧問團隊會為企業妥善地找出合適的智能協作工具,讓員工之間在溝通與協作方面更具效率,發揮更強的凝聚力。例如雲端共享文件工具,及隨時可進行協作的統一通訊系統(UCS)及互動電子白板(IWB)。[7] 

第五步:衡量積效指標,按部就班改進[8] 

正所謂,計劃永遠趕不上變化。因此,企業需在轉型前設定績效指標,並定期審視評估結果,以了解轉型的進度。同時,企業亦應該定時主動尋求員工的反饋意見,將轉型對員工帶來的影響減至最低。衡量進程、改善計劃,方能充分發揮數碼轉型的優點。

 

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透過以上五個步驟,相信企業對實施數碼轉型有一定的認識。現在就踏出企業的第一步,以智能工作間為數碼轉型的核心,促進團隊「連繫」、「傳遞」及「協作」,提升生產力!

 

了解更多:
Ricoh – 智能工作間

 

[1] https://topick.hket.com/article/2079463/全球競爭力排名香港跌至第2位%E3%80%80美國膺榜首

[2] http://www.info.gov.hk/gia/general/201805/24/P2018052400188.htm (paragraph 4, line 1)

[3] https://ricoh-solutions.typeform.com/to/DjYiB4