數碼化工作間的好處

by unknown 22 Sep 2017

 

大家可以回想一下,於八、九十年代的辦公室,當時電腦尚未普及,存放營運所需的文件,已耗費公司大量的實體空間。物色合適的商業夥伴,所需的時間、心血、人力及物力,很是巨大。時至今日,科技發展一日千里,現代社會全面數碼化,不但顛覆傳統的工作模式,更令辦公空間的使用變得更具效率。企業如想在市場突圍而出,追趕時代腳步,將工作間數碼化,更是刻不容緩。

雲儲存釋放資源

以往,我們在辦公室中尋找一份文件,所花的時間遠超想像。如存檔方法不夠規範,隨時勞累一整天,亦未必找到所需文件,遺失資料更時有發生。隨着文件管理數碼化,要在電腦搜尋所需檔案,只需輸入正確名稱,儲存空間亦相對大幅減省。

微軟公司 2017年3月發表的亞洲數碼轉型研究報告指出,本港逾半數的企業領袖(58%)將雲端運算視為其數碼轉型策略的指定環節。以雲端儲存(Cloud Storage)保存文件,不佔用自家公司的地方,這做法也非常普遍。這對於寸金尺土的香港企業,為文檔推行數碼化,已是一個非常迫切,卻又十分必要的選擇。

對傳統工作間而言,大量文檔除了帶來儲存問題,還要面對資源耗用評估(例如電力、紙張等)等問題。但智能數碼化工作間的出現,以上難題均可迎刃而解。配合流動通訊及無線技術,企業可引進網絡保安解決方案,有效管理內部的資訊活動,對資源監控亦更具效果。

搭上港府順風車

根據香港政府今年2月公布的《財政預算案》,當局將出資 5 億港元建立「創科創投基金」。同時,又鼓勵商界更廣泛地,積極應用最新的科技產品和技術,包括物聯網、大數據、網絡安全等,以支持本地初創企業發展。每家符合資格的中小企,可向香港政府申請20萬港元資助額,為香港成為智慧城市注入新動力。

既然推行數碼化,能為資源不多的中小企節省成本,加上政府的財政支持,減輕資金投放的負擔。我認為中小企業應趁機向前邁進,為公司長遠利益着想,加快業務流程、節省成本。優勢講求洞悉先機,若不好好把握時機,若他日落後於對手,也趕不上時代的步伐了。