智能訪客管理系統價值何在? 改善辦公室及員工健康以外的隱藏優勢

2021年06月10日
經歷了今次新型冠狀病毒(COVID-19)疫情,身邊愈來愈多企業管理者開始關心辦公室環境衛生及員工健康,而可以善用辦公室空間及管理設施使用狀況的智能工作間(Smart Workplace)方案,關注度明顯急升。經歷了今次新型冠狀病毒(COVID-19)疫情,身邊愈來愈多企業管理者開始關心辦公室環境衛生及員工健康,而可以善用辦公室空間及管理設施使用狀況的智能工作間(Smart Workplace)方案,關注度明顯急升。

經歷了今次新型冠狀病毒(COVID-19)疫情,身邊愈來愈多企業管理者開始關心辦公室環境衛生及員工健康,而可以善用辦公室空間及管理設施使用狀況的智能工作間(Smart Workplace)方案,關注度明顯急升。雖然大部分管理者對當中的智能訪客管理系統(Smart Visitor Management System)項目非常感興趣,但實際價值卻被低估,因為它不單有助維持辦公室及員工健康,更可在多方面為企業帶來效益。

    智能訪客管理系統的四大優勢

  1. 協助維持辦公室及員工健康
  2. 提升公司形象及工作效率
  3. 統合多地記錄供大數據分析
  4. 強化保安層次 輕鬆滿足法規要求
  5. 總結:投資回報極短
 

協助維持辦公室及員工健康

抗疫的方法有很多,例如戴口罩、勤洗手、接種疫苗,但最重要的手段離不開控制人流。以往有客人上門或送貨員派件,訪客都必須先到接待處辦理登記手續,過程中難免與接待員有密切接觸,而按門鐘、填表亦會增加感染風險。
引入智能訪客管理系統後,訪客的登記流程體驗將會大幅改善。首先,系統可讓訪客預先上網填寫到訪資料,企業可因應狀況,於表格上列明最新的衛生措施,並要求訪客同時申報健康狀況,阻止高風險人士到訪。當訪客到達辦公室,可於自助服務台(Kiosk)以預先取得的二維碼(QR code)通行證以非接觸方式完成登記手續,如再配合智能門禁系統(Access Control System),更可限制訪客進入公司的區域,減少病毒入侵辦公室及感染員工的風險。

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當訪客到達辦公室,可於自助服務台(Kiosk)以預先取得的二維碼(QR code)通行證,以非接觸方式完成登記手續,當訪客到達辦公室,可於自助服務台(Kiosk)以預先取得的二維碼(QR code)通行證,以非接觸方式完成登記手續,
 

提升公司形象及工作效率

2020年一份調查報告顯示,94%受訪者認為智能訪客管理系統可以提升辦公室營運效率,76%受訪者同意可提升訪客體驗。其正面影響主要來自於系統不單可讓訪客自助完成登記程序,更可在完成網上登記手續後,自動向訪客發送預製的訪客通知,例如公司位置、到達會面地點的路線指示,甚至可預製多國語言或附有影片的版本,這些功能都可減輕接待員的工作量。系統更會經專用手機應用程式,自動通知相關員工客人已到達,縮短訪客等候時間。
而在員工方面,亦可通過智能設施管理系統預約開會場地,毋須再以人手翻查設施預約記錄。另外,系統亦可預設向完成登記手續的訪客派送訪客專用」Wi-Fi無線網絡密碼,免除訪客手動輸入之苦,亦不用擔心將密碼貼在當眼處而增加外洩風險,功能相當貼身。

 

統合多地記錄供大數據分析

活用大數據(Big Data)是持續提升智能工作間價值的必備要素,但同時亦是一條高難度課題,關鍵在於企業能否掌握優質的數據。傳統的訪客管理工作主要依靠人手完成,如要使用這些數據進行分析,改善辦公室設施或接待流程,便須耗費不少人力及時間,而且填寫或輸入過程亦容易出錯,企業未必能獲得有用的數據。智能訪客管理系統可準確地記錄訪客資料,有需要時更可匯出各種訪客數據,例如高峰到訪時段、使用設施的時間等,企業管理者便能根據這些數據靈活安排人手,亦能作為未來設計辦公室時的參考資料。
此外,系統更可將分佈於各地的辦公室、工場、倉庫、研究所的訪客記錄集中儲存管理,即使將來要在其他國家開設分部,都可即時透過一站式管理介面整理及翻查數據。
 

強化保安層次 輕鬆滿足法規要求

智能訪客管理系統另一大優點,是可強化公司的保安程度。以往如接待處的訪客稍多,接待員未必能一眼關七,讓有心人可乘機混在人群中進入公司,竊取財物或公司的機密資料。而在引入智能系統後,每一位到訪者都必須事前或即時在自助服務台登記,有助堵塞入侵的漏洞。視乎不同行業需求,更可於系統中加入人臉識別、電子簽名等功能。
對部分敏感行業如金融投資、銀行、物業管理來說,提升保安度更可滿足各種安全法規(compliance)的要求,包括歐盟的一般數據保護法(General Data Protection Regulation, GDPR)、有關支付卡的PCI-DSS等;而符合國際標準的智能訪客管理系統,便可輕鬆達到審計要求,特別是當有資料外洩或意外發生時,由於系統已準確地記錄了訪客的個人資料、逗留時間及活動範圍,因此便可更快找出疑犯及完成調查報告。

而在引入智能系統後,每一位到訪者都必須事前或即時在自助服務台登記,有助堵塞入侵的漏洞。視乎不同行業需求,更可於系統中加入人臉識別、電子簽名等功能。而在引入智能系統後,每一位到訪者都必須事前或即時在自助服務台登記,有助堵塞入侵的漏洞。視乎不同行業需求,更可於系統中加入人臉識別、電子簽名等功能。
 

總結:投資回報期極短

正因為智能訪客管理系統有上述優勢,因而企業管理者可預期投資回報率(Return Of Investment, ROI)會非常高。回報方面,主要反映在以下幾點。

 成本下降
  • 減少接待員人手
  • 降低審計費用
  • 節省處理記錄行政費
 長遠影響
  • 提升公司形象
  • 減少安全風險
  • 減少違反安全法規風險
 資源共享
  • 同一系統可於不同類型、不同地域設施使用
  • 集中管理,提升營運效率
  • 系統維護費用較低
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