智能訪客管理系統價值何在？ 改善辦公室及員工健康以外的隱藏優勢
經歷了今次新型冠狀病毒（COVID-19）疫情，身邊愈來愈多企業管理者開始關心辦公室環境衛生及員工健康，而可以善用辦公室空間及管理設施使用狀況的智能工作間（Smart Workplace）方案，關注度明顯急升。經歷了今次新型冠狀病毒（COVID-19）疫情，身邊愈來愈多企業管理者開始關心辦公室環境衛生及員工健康，而可以善用辦公室空間及管理設施使用狀況的智能工作間（Smart Workplace）方案，關注度明顯急升。雖然大部分管理者對當中的智能訪客管理系統（Smart Visitor Management System）項目非常感興趣，但實際價值卻被低估，因為它不單有助維持辦公室及員工健康，更可在多方面為企業帶來效益。
- 協助維持辦公室及員工健康
- 提升公司形象及工作效率
- 統合多地記錄供大數據分析
- 強化保安層次 輕鬆滿足法規要求
智能訪客管理系統的四大優勢
總結：投資回報極短
協助維持辦公室及員工健康
抗疫的方法有很多，例如戴口罩、勤洗手、接種疫苗，但最重要的手段離不開控制人流。以往有客人上門或送貨員派件，訪客都必須先到接待處辦理登記手續，過程中難免與接待員有密切接觸，而按門鐘、填表亦會增加感染風險。
引入智能訪客管理系統後，訪客的登記流程體驗將會大幅改善。首先，系統可讓訪客預先上網填寫到訪資料，企業可因應狀況，於表格上列明最新的衛生措施，並要求訪客同時申報健康狀況，阻止高風險人士到訪。當訪客到達辦公室，可於自助服務台（Kiosk）以預先取得的二維碼（QR code）通行證，以非接觸方式完成登記手續，如再配合智能門禁系統（Access Control System），更可限制訪客進入公司的區域，減少病毒入侵辦公室及感染員工的風險。
當訪客到達辦公室，可於自助服務台（Kiosk）以預先取得的二維碼（QR code）通行證，以非接觸方式完成登記手續。提升公司形象及工作效率
2020年一份調查報告顯示，94%受訪者認為智能訪客管理系統可以提升辦公室營運效率，76%受訪者同意可提升訪客體驗。其正面影響主要來自於系統不單可讓訪客自助完成登記程序，更可在完成網上登記手續後，自動向訪客發送預製的訪客通知，例如公司位置、到達會面地點的路線指示，甚至可預製多國語言或附有影片的版本，這些功能都可減輕接待員的工作量。系統更會經專用手機應用程式，自動通知相關員工客人已到達，縮短訪客等候時間。
而在員工方面，亦可通過智能設施管理系統預約開會場地，毋須再以人手翻查設施預約記錄。另外，系統亦可預設向完成登記手續的訪客派送「訪客專用」Wi-Fi無線網絡密碼，免除訪客手動輸入之苦，亦不用擔心將密碼貼在當眼處而增加外洩風險，功能相當貼身。
統合多地記錄供大數據分析
此外，系統更可將分佈於各地的辦公室、工場、倉庫、研究所的訪客記錄集中儲存管理，即使將來要在其他國家開設分部，都可即時透過一站式管理介面整理及翻查數據。
強化保安層次 輕鬆滿足法規要求
智能訪客管理系統另一大優點，是可強化公司的保安程度。以往如接待處的訪客稍多，接待員未必能一眼關七，讓有心人可乘機混在人群中進入公司，竊取財物或公司的機密資料。而在引入智能系統後，每一位到訪者都必須事前或即時在自助服務台登記，有助堵塞入侵的漏洞。視乎不同行業需求，更可於系統中加入人臉識別、電子簽名等功能。
對部分敏感行業如金融投資、銀行、物業管理來說，提升保安度更可滿足各種安全法規（compliance）的要求，包括歐盟的一般數據保護法（General Data Protection Regulation, GDPR）、有關支付卡的PCI-DSS等；而符合國際標準的智能訪客管理系統，便可輕鬆達到審計要求，特別是當有資料外洩或意外發生時，由於系統已準確地記錄了訪客的個人資料、逗留時間及活動範圍，因此便可更快找出疑犯及完成調查報告。
而在引入智能系統後，每一位到訪者都必須事前或即時在自助服務台登記，有助堵塞入侵的漏洞。視乎不同行業需求，更可於系統中加入人臉識別、電子簽名等功能。總結：投資回報期極短
正因為智能訪客管理系統有上述優勢，因而企業管理者可預期投資回報率（Return Of Investment, ROI）會非常高。回報方面，主要反映在以下幾點。
| 成本下降 |
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| 長遠影響 |
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| 資源共享 |
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