Railtrain

Railtrain與Ricoh合作精簡辦公室通訊

Railtrain自2003年起專門為澳洲各地的營運商提供鐵路建設、維修保養及培訓服務。由於業務擴展，該公司需要將舊有的語音通訊平台升級為一個綜合通訊平台，讓身處不同團隊、工作間及地點的員工更有效地溝通及協作。本個案研究展現Ricoh如何協助Railtrain實現目標。

重點

• 快速配置新的通訊平台（三星期內）
• 協作平台設有簡單的用戶界面，只需簡單培訓即可掌握使用方法
• 公司的協作及溝通顯著改善
• 透過Ricoh互動電子白板與統一通訊方案之間的暢順整合提高生產力
• 節省30%的差旅預算及電話會議成本

挑戰

當員工遍佈全國時，在辦公室之間建立有效的溝通方式至關重要。然而，隨著電話會議成本、差旅成本增加，加上舊有語音通訊平台的局限性，Railtrain決定物色新方案保持重要通訊，並支援國內不斷擴展的業務。 

方案

Railtrain選擇Ricoh方案。公司在珀斯總部配置一個86吋的互動協作白板，並在紐卡素配置一個65吋的互動協作白板，兩者均可與雲端視像會議平台暢順整合。配置過程於三星期內完成，讓員工快速適應及使用新方式與各辦公室的同事協作。

效果

改善通訊質素

語音電話會議被視像互動取代，大幅改善團隊會議的質素。互動協作白板及視像會議平台亦於近期的ISO9001及AS4801外部審核檢討中提供協助。高級管理層無需前往珀斯，而是透過視像會議回答問題並與審核人員審閱有關資料。

更靈活，效率更高

員工更有動力發起視像通話，而非依賴冗長的電郵交流，從而節省時間並得到更好的效果。

提高生產力

位於珀斯及紐卡素的互動協作白板讓兩地員工共享所有內容，包括會議議程及記錄以至文件及圖表。員工可對屏幕上顯示的材料加入註釋，有關結果會被自動捕捉並以數碼方式存儲，以便日後審閱，從而提升會議效率並改善協作。

減少成本

Railtrain將差旅預算減少30%，相當於每年節省大量成本。

未來計劃

配置的統一通訊方案是一個雲端平台，因此，員工可在任何地點參加會議，只需一部智能手機或平板設備即可連線。該系統使用虛擬會議室提供互用功能，讓員工舉行視像會議。參與者可看到對方及聆聽對方發言，以及共享演示文稿。