七個方法滿足員工對混合式工作間的期望

新環境有新重點。隨著工作模式轉變，員工越來越偏好遙距工作或混合式工作間。然而，由於可能需要長期習慣採用混合工作模式，企業必須同時解決員工可能面臨的任何特殊挑戰，為確保他們處於一個促進協同、保障安全、與能夠維持聯繫的工作環境。

以下七個方法可助您重塑辦公文化與領導力，構建可持續的混合式工作間，滿足員工及未來人才的期望。

有98%的員工希望有遙距工作的機會

福布斯, 2023

為混合工作模式的員工優先安排靈活工作常規
在混合工作場所中，實踐靈活的工作空間是個優先的考慮。主管應該依據員工的工作成效，而非其在辦公室的出現頻率來給予信任。避免過分干預能夠建立促進協作的團隊結構並可以通過遙距工作能夠鼓勵在遠程工作期間休息展示信任，於混合工作模式的時代樹立領導榜樣。Capterra的一項研究為此提供了佐證，78%的員工表示，在遙距工作時，他們的工作效率與在辦公室一樣高，甚至更高。
自主與信任對激勵混合工作模式的員工盡量提高生產力必不可少。在實際工作中，這可能意味著使用適用於手機的應用程式，不僅是電郵及日曆，還包括設計適用於手機的關鍵業務應用程式。
投資於現代工具及基礎設施，提升員工的能力
優化混合式工作間需要投入資源，支持虛擬協作，以便安排計劃及確保安全。員工已適應遙距技術，期望僱主也是如此，並率先採用以使用者為本的技術。別以為在現場工作的技術人員能夠隨時妥善進行遙距工作，他們可能還需要不同的硬件設備、應用程式及技術政策，才能順利工作。
考慮員工在手機和手提電腦以外的技術需求。若員工參與虛擬會議，他們的網絡連接是否安全，能否勝任有關工作？攝像鏡頭如何？聲音質素是否良好？網上溝通難以盡善盡美，但從業務角度而言，有必要為員工提供所需的工具，長期而言，這或許能夠提高工作效率並實現成本的節省。
為資訊科技部門主管培養新思維
資訊科技部門的決定向來與使用者的需求不甚相合。我們都可以理解員工可能需要在指定的軟件及應用程式上工作，以符合關鍵要求，但別讓政策太過死板，以致忽略新的工具。問問員工甚麼工具好用。若他們使用新工具，不妨加以傾聽、學習，了解他們希望彌補的是哪方面的能力。
強迫資訊科技部門制定、使用和實行過時的政策會造成員工分歧。可以將資訊科技團隊重新定為客服中心，客戶便是您的員工。若您不確定何種技術能協助員工在家中辦公室、廚房枱面或咖啡廳辦公，不妨問問他們的意見。建立有實質影響的表達意見途徑可讓員工感到自己的聲音獲得聆聽，保持暢順工作。
提供流動性而不損數據安全
隨著工作與生活的界限變得模糊，允許員工使用個人通訊設備，或將公司硬件全面配置成供個人使用的設備，確實可以提供彈性，也顯示對員工的信任，但難題在於保障數據安全。有關混合或遙距工作的主要問題在於允許員工隨時隨地透過多個網絡和設備連接互聯網，會增加網絡安全風險。
要解決這個難題，可以安排資訊科技團隊為員工提供保安及軟件培訓，以保護他們的設備及資料。這可能需要您與資訊科技團隊進行艱難的溝通，但終端保安不可小覷。向他們展示提升家庭設備保安是一個良好的改變。

74% 的數據泄露事件涉及人為因素，包括社交工程攻擊、錯誤或濫用。

Verizon, 2023

注重健康與安全，尤其是心理健康
無論您從事何種業務，保障員工和客戶安全的健康與安全政策和流程都是必須的。這不單是指工作場所的安全、清潔和健康，無論員工在何處工作，您都有責任確保其健康與安全。有關混合或遙距工作的主要問題在於允許員工隨時隨地透過多個網絡和設備連接互聯網，會增加網絡安全風險。
我們已談及衞生與健康，但仍有一個不顯眼的問題可能會對員工造成影響，那就是心理健康。與遙距工作有關的兩大煩惱是無法將工作與生活劃清界限，另外是孤獨感。每個人對心理健康支援的需求可能各不相同。
有人可能需要靈活安排，以便照顧家中的幼童或長輩，有人則需要參與員工輔導計劃，獲取免費、保密的諮詢和支援服務。若您的企業能夠進一步支持員工的全人發展，而非單純監視他們的生產力或缺勤情況，您便能更進一步保障員工的福祉，確保他們忠誠。
拉近實體與數碼體驗的差距
在混合工作模式中，無論團隊如何協調在辦公室上班的時間，總難免會有人需要遙距工作。遙距工作的同事無法同等參與，並可能減少互動，尤其是創意工作人員常用白板及顯示屏等協作工具，這可能會令遙距工作的同事感到沮喪。可以設法加強溝通，讓遙距工作的員工更有參與感。
拉近這種差距的方法之一是整合實體空間，配備易於使用的科技設備，例如讓個人設備接入會議，以及配備室內技術。為營造更順暢及包容的混合協作體驗，可以提供使用一系列室內工具的解決方案，如麥克風、揚聲器、易於移動的白板以及在辦公室內架設不同尺寸的屏幕等，讓會議室內的人看見遙距的員工、聽到他們的聲音。科技設備在後台順暢運作，可讓您專注於員工本身以及使用者的體驗。