如何為組織選擇合適的混合式工作間解決方案

在本短篇系列的第1部分，我們介紹了2024 年值得關注的一些<混合式工作間趨勢>。在本後續部分中，我們將探討適應這些趨勢並維持「有效工作間」所需的方法。

我們知道，混合式工作間解決方案不但必需，更是不可或缺的，當中涉及協調各種技術，營造環境，為員工提供所需的支援和工具，讓他們發揮所長，並確實樂意回到辦公室工作。

隨著我們繼續邁向混合辦公時代，員工需要在家中、辦公室、共享辦公空間等不同地點工作，因此，相較以往，現時更需要能將這些環境融為一體的混合式工作間解決方案。

每10名具備遙距工作能力的員工中，就有8人希望從事混合或完全遙距的工作。

Gallup, 2023年

識別及了解您的需求

要發展理想的混合式工作間，首先要深入了解組織的需求。您需要全面評估企業，了解目前面臨的挑戰、業務成果、未來目標以及企業文化。

透過有系統地應對目標和挑戰，同時讓混合式工作間解決方案配合公司的策略目標和成果，企業可創造支援生產力、協作和發展的環境。

評估目前的挑戰和痛點

從與組織內不同領域的員工合作開始。他們往往最清楚阻礙他們進步的因素。提出調查問題：您的科技是否存在阻礙生產力的瓶頸？開始一次會議需要多長時間？你是否花費很多時間尋找辦公室裡的幾張桌子或幾個房間？會不會是遙距團隊與現場團隊之間的溝通障礙造成了延誤？實際例子可能是，一家公司發現，遙距項目工作人員經常面臨連接問題，從而導致挫折感和工作效率下降。

詢問企業領導人員可以獲得不同的觀點。他們通常專注於降低成本和提高生產力。向他們提出諸如以下的問題：我如何知道應投資哪些技術，以支持目前和未來的業務？如何善用資產和降低成本，以騰出資金投資創新技術？如何騰出時間，為員工創造有意義的工作？您的辦公空間目前的使用情況如何？

確保與組織目標和目的保持一致

混合式工作間解決方案必須與企業的策略願景保持一致。無論您的目標是擴大營運規模、加強創新、提高員工士氣、改善協作和生產力，抑或提高客戶滿意度，您的混合式工作間解決方案都必須成為實現這些願望的催化劑。您還需要考慮公司的長期目標。混合式工作間解決方案應具有可擴展性和靈活性，並能夠在新的工作環境中發展。

研究現有的數碼工作間解決方案

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一旦了解了自己的需求，您就可以探索各種數碼工作間解決方案，當中包括全套平台、滿足不同需求的特定工具等。立即深入了解熱門數碼工作間解決方案的例子，從而搶佔先機。

評估混合式工作間的特色和功能

重點關注其功能如何滿足您的需求。尋找能夠為員工提供支援的功能，無論是用戶體驗、為員工創造合適的協作環境，抑或確保技術在背後無縫運作。將解決方案與您在早期確定的痛點、挑戰和目標互相配合，避免採用不符合目的的技術，或購買無法帶來改變的功能。透過參考策略需求，您可確保公司做足準備，實現未來目標。

數碼工作間技術例子

混合式工作間解決方案包括各種工具和技術，旨在提高組織內的生產力、協作、溝通和效率，並創造一個 無障礙、具啓發性和富有成效的環境。 以下是若干重要的混合式工作間解決方案，以及它們提供價值的方式。

會議解決方案
促進協作、提高生產力、提供一致的用戶體驗，並為混合工作員工確保會議的公平性 — 無論是在辦公室還是遙距工作，都能看見和聽見每一位與會者。

它們必須能夠「正常工作」，並且維持穩定，能夠在數秒鐘內開始會議，讓企業專注於核心業務和客戶。舉例而言，部署Microsoft Teams Rooms可以在所有會議室類型中提供一致的用戶體驗和「一鍵啟動」功能，同時與現有的M365環境互相整合。

這不僅減少時間浪費，亦能夠消除人們在連接時可能產生的挫折感和混亂。
工作間管理
旨在以數碼方式加強空間，藉此實現混合工作，並透過提供無縫的員工體驗，讓企業應對人們工作方式的變化。

為此，組織正在整合辦公桌預訂、會議室管理、導視等活動，為員工提供在現代工作間協作所需的工具，同時讓他們選擇何時進入辦公室。

企業可收集使用資料，並顯示在可存取的面板中，從而獲得新的見解和所需的功能，同時調整無效的工作方式、改善協作並降低成本。這是能夠持續發展的工作空間。
智能設備
為員工提供適合其特定職責的工具，讓他們有效率地工作。當員工配備專為特定工作設計的設備時，他們可以更快、更精確地完成任務。

舉例而言，對於從事創意工作的人來說，平板電腦是多功能工具，提供數碼畫布，讓人們能夠隨時隨地工作。視像會議技術將全球各地的團隊成員互相聯繫，無論身處何地，都能促進協作。智慧影印機不僅能列印文件，還能實現文件工作流程自動化，安全處理敏感資料，甚至重新訂購物資。

合適的技術工具還能確保安全，保護公司的知識產權、聲譽和財務。

選擇合適的數碼工作間解決方案時應考慮的因素

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面對林林總總的選擇，您可能難以決定哪一款適合您的組織。以下是一份清單，可為您的旅程提供指導。

預算與成本：制定切實可行的預算，並考慮實施、培訓和持續支援等額外成本。留意「最佳價值」對組織的真正意義；它並不總是只與金錢有關。找到既能滿足您的要求，又能支持您實現目標的解決方案。

與現有系統和工具整合：新的混合式工作間需要與現有技術互相配合。缺乏整合會導致數據與操作不一致，違反統一混合環境的目的。

可擴展性和靈活性：隨著組織不斷擴展，混合式工作間解決方案也應隨之發展。您選擇的解決方案應可擴展以滿足您的需求，並具有足夠的靈活性，能夠隨著技術和業務趨勢的進展而發展。

安全與資料隱私：隨著科技的進步，安全風險亦隨之增加。您應為任何正在考慮的解決方案嚴格實施安全措施，而端對端加密、合規認證和穩固的用戶權限是當中的關鍵。

合作夥伴與評估：根據上述標準縮小選擇範圍後，便應深入評估合作夥伴。

作出最後決定

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在作出最後決定時，所有主要持份者應通力合作，同時考慮混合式工作間解決方案的優點和缺點。

研究混合式工作間解決方案供應商並將其列入候選名單：對潛在供應商進行全面研究。尋找能夠以合作方式提供技術解決方案的行業領導者。他們能否提供長期的合作關係，引導您應對未來的技術改革，並在未來為您提供支援？
要求示範和試用：聯絡名單上的合作夥伴，要求示範或試用。這種實務經驗可展示宣傳小冊子和傳銷可能無法傳達的見解。要求他們提供向類似組織制定解決方案的證據，不要害怕提出「簡單」的問題或質疑您收到的資訊。這個過程既關乎供應商，亦關乎解決方案，而您需要建立對這兩者的信心。
權衡利弊：建立矩陣，並根據上述所有因素客觀地權衡每種解決方案的優點和缺點。評估時應考慮用戶體驗、效能和合作夥伴支援等因素。
讓主要持份者參與決策過程：決策過程應具包容性，考慮最終用戶員工、負責確保解決方案運作順暢的資訊科技經理以及專注於如何發展業務的業務領導者的觀點。
回顧您的目標：當檢視選項時，您應確保考慮已制定的項目目標，而合作夥伴的解決方案也與您的目標一致。