銷售及市場部員工經常要外出見客開會，他們往往會利用坊間免費雲端服務，以便隨時隨地存取檔案。然而，這些雲端服務並非由企業本身提供，服務水平及安全性未必有保證，加上這些服務並未能與企業現有的文件管理系統整合，令文件往來帶來不便。
雲端應用日漸普及，已成為企業應付各種工作的必備工具。分析機構Gartner指出，去年全球公共雲端服務市場規模估計已增至 2,468 億美元，較 2016 年的 2,092 億美元增長 18%。香港企業亦漸漸採用雲端應用處理業務，革新文件管理。Cloud Readiness Index 2018報告指出，香港的雲端應用就緒指數得分為74.1(100分為滿分)，於13個亞太區國家 / 城市中排名第二，排名亦比英國(73.5)及美國(68.9)為高。
免費雲端服務風險重重
事實上，坊間有不少雲端文件存取服務可供本地企業採用，當中甚至免費提供有限的使用量，加上設定容易、操作簡單，對於在IT方面支援有限的企業員工而言，這類免費雲端服務相當吸引。然而，從企業的角度來說，這類服務本身由於不是由公司本身控制及管理，當中存在著一定的保安風險，加上有些伺服器來自海外，存取速度亦成疑 —— 試想像，如果市場部員工跟客戶開會期間，只利用坊間的免費雲端服務下載簡報，若簡報因為技術故障而無法啟用時，不但會影響工作進度，更會讓客戶對公司留下不良印象，對業務帶來負面影響。
究竟用戶應該選擇怎樣的服務來提升生產力？不妨參考以下建議：
整合公司文件管理系統，方便文件檔案存取：坊間的免費雲端服務大多數都未能整合公司的現有文件管理系統，反之，如果採用整合文件管理系統的雲端服務，員工便可按要求，隨時把相關文件，例如將更新的簡報，經打印系統掃描並「一按入雲」，立即傳送予正在跟客戶開會的銷售及市場部同事繼續跟客戶進行簡報演示，增加獲取生意的機會。
企業自行控制及存取，減低風險：坊間的免費雲端服務通常由員工自行註冊採用，企業難以中央化管理，加上這些服務的伺服器都不是來自本地，穩定性及風險成疑。故此，企業應採用能夠控制存取的雲端服務，由企業建立並分配至雲端文件服務的員工帳戶，文件洩漏的風險相對較低，利於提升保安效能，確保業務順利運作。
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