轉型智能工作間提升數碼成熟度培養創新文化

2023年12月18日

Establish smart workplace and achieve digital maturity

近年全球企業爭相開展數碼轉型（Digital Transformation），重整 IT 基礎架構及採用大量雲端應用服務。不過，不少管理者發現轉型效果未如理想，其中一個原因可能跟忽略辦公室設計有關。有研究報告便指出，數碼轉型效率與企業的數碼成熟度（Digital Maturing）有密切關係，例如員工對新科技的熟悉程度及工作環境的配合。如未有從傳統辦公室轉型為智能工作間，相信便很難令轉型之路順暢無礙。

密不可分智能工作間與數碼成熟度的關聯

要評估企業的數碼成熟度，四大國際會計事務所之一的德勤（Deloitte在研究報告中認為可從數碼策略、驅動轉型的目標與組織靈活性著手。當中組織靈活性受多個因素影響，例如員工對新科技的熟習程度、雲端應用服務、工作間設備能否滿足混合工作（hybrid work），以及員工互動合作的需要等。而成熟度高的重要性可從另一份調查報告顯示，該報告指出數碼成熟度高的企業在新冠疫情爆發後的首 6 個月內，業務不僅沒有受牽連，業績還能錄得平均23% 的升幅！今次我們就來看看數碼成熟度與智能工作間設計的幾個關聯點：

混合工作特性	在混合工作模式下，不同員工可能會身處不同場所，傳統辦公室設計缺乏靈活的視像會議設備及合適的協作工具，有可能導致員工之間的溝通出現問題，拖慢工作進度。此外，由於員工不會經常回到辦公室，傳統「一人一桌」的辦公室設計亦顯得不合時宜，反而有可能白白浪費有限的空間。
協作空間需求	現代職場強調跨部門合作，才能充分發揮團隊潛力及創意。在傳統辦公室下，員工的工作位置固定，房間的功能缺乏彈性，基礎架構未必能兼容新科技如人工智能、大數據分析；前兩者無形中增加團隊溝通及合作的難度，後者則令管理層難以為員工引入或展示最先進的科技應用，無法激發員工的創意。
軟硬件配套	數碼轉型須配合各種新科技及雲端應用服務，例如雲端共享平台、視像會議系統等。這都需要在辦公室中提供相應的硬件配套，例如高速穩定的網絡連接、高質素的視像會議系統。

重新規劃工作空間體驗混合辦公潮流激發創意思維

既然智能工作間與數碼成熟度有密切關係，企業管理者便應考慮重新規劃辦公室空間，並在新的智能工作間中部署合適的軟硬件配套，讓員工有機會在日常工作及生活中體驗新科技及應用服務，激發在工作方面的創意思維。而理光（Ricoh）香港在今年重新裝修的智能工作間，以便在智能工作間的基礎上作出更多優化。

智能工作間規劃	數碼成熟的智能工作間需要提供各種數碼協作工具，例如視像會議、即時通訊和共享文檔平台。這些工具有助於促進遠程協作和團隊溝通，提高工作效率。而在實體工作間上，企業亦須向員工提供靈活的工作方式，例如重整工作間的空間運用、容許自攜電腦設備（BYOD），以及高速、穩定及安全的網絡連線。理光的智能工作間採用了完善的資訊科技管理工具，同時亦引入人工智能網絡管理方案，持續監測固網及無線伺服器的網絡流量及連線狀況，自動調控每部上網設備在智能工作間不同位置的最合適連接熱點，提供高質素無縫連線體驗。
彈性辦公環境	一份調查報告顯示，約66%受訪員工表示希望能自由選擇在辦公室內的工作位置，而不是被固定在同一組椅桌或會議室中。不過，在設計智能工作間時要符合員工的需求，卻不能憑空想像。建議應交由專業顧問進行工作間分析，通過安裝於辦公室內的IoT感應器、工作間管理平台及工具收集日常作業數據，交由人工智能及大數據系統進行分析，並將運算結果作為設計智能工作間時的參考資料。一方面可回應員工訴求及有效率地運用有限空間，過程中亦可讓員工實際體驗新科技的應用場景。
智能設施管理	為配合智能工作間的多功能區域及共享辦公桌（hot desk）設計，管理者可引入智能設施管理系統，容許員工使用不同裝置在線上預約工作枱、協作空間等辦公室設施，確保設施的可用性，減少員工白跑一趟的風險。另一方面亦可累積員工使用新科技的經驗，提升整體的數碼成熟度。以理光的智能工作間為例，員工可透過 Ricoh Spaces 應用程式隨時隨地預約智能工作間的各類設施，並透過專用程式調控設施的燈光、影音系統，體驗新科技帶來的便利。
智能會議艙	混合工作模式必然增加開會需求，智能會議艙可讓企業在有限空間下以更快及較低成本設立多個小型會議室，而且可按需要靈活搬移。智能會議艙內可加入線上會議工具，讓身處不同地方的員工都能暢順溝通。而在理光的新智能工作間中，還特別採用了 Microsoft Teams 會議室解決方案及互動電子白板，員工在進行視像會議時便能更容易掌握會議進度及發表意見，增加會議的參與感。
智能訪客管理	讓訪客於網上預先辦妥到訪登記手續，並由系統自動將到訪時間、會面地點發送給訪客，不單可減少員工工作量，配合智能門禁系統（Access Control System）及智能儲存櫃，更可限制訪客進入公司的區域及將不必要的隨身物品存放在入口處，讓訪客獲得優質的到訪體驗。事實上，智能工作間的數碼成熟度對生意夥伴的印象也相當重要，因為可讓對方留下創新和高效率的印象，提升合作信心。理光的智能工作間除了已採用智能訪客管理系統，還引入智能接待員及人工智能機械人，自動解答訪客的問題及在有需要時為對方引路。
科技體驗設施	科技日新月異，對於從事有關Web3、元宇宙（Metaverse）、區塊鏈（Blockchain）等創新科技的企業來說，或有需要提供一個示範場地，定期邀請其他創科公司到來分享研究項目，讓員工有機會體驗新科技的使用實例，刺激創意思維。理光的智能工作間特別設有 Future Lab，配備先進科技如虛擬實境（VR）及人工智能模擬場景，緊貼科技發展，讓員工掌握最新科技資訊，同時亦可保持工作間的新鮮度。

改造智能工作間固然重要，不過，不同行業的營運方式各有特點，設計工作間便不可能一招通行。建議選用智能工作間設計服務，交由專業顧問分析及設計。

改造智能工作間固然重要，不過，不同行業的營運方式各有特點，設計工作間便不可能一招通行。建議選用智能工作間設計服務，交由專業顧問分析及設計，同時管理者亦可考慮多參觀其他成功例子，實際體驗應用案例，便能更容易打造出最能提升員工工作效率的智能工作間。
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