小空間大潛能六招提升員工的積極性

2018年12月04日

管理層可以怎樣增進員工的積極性和效率？Ricoh分享智能工作間六招，助您輕鬆提高員工士氣。

「員工是企業最重要的資產。」雖然員工的價值不能寫進於財務報表，但絕對會在企業的業績上反映出來。員工上下都積極進取，不僅可以提升企業業績，還會對整體的工作氛圍起正面作用。而提升公司設備、改善辦公環境，便能增加同事間的工作士氣，同時提升企業的 Connectivity (聯繫)、Communication (傳遞)、Collaboration (協作)。只要「3C」並存，就可以發揮到團隊以至企業的最大工作效率。

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究竟我們該如何透過智能工作間，提升員工工作嘅積極性呢？大家可參考以下六招：

提升員工工作效率第一招：革新工作間環境，建立更多溝通渠道

企業能否突圍而出，很大程度是取決於團隊有沒有緊密互動，從而凝聚內部士氣，帶動全體員工積極工作。而革新企業為「智能工作間」，則是促進團隊溝通的良方之一。現時，電郵、公司啟示等傳統方式已並非唯一的溝通渠道，因此我們需要提供更多元的溝通渠道，例如在工作間設立休憩空間，增加員工面對面交流的機會，他們便可自由地表達對工作的意見和想法，更能成為上司與下屬之間的溝通橋樑。

提升員工工作效率第二招：制定合適的合作模式，令員工可以融洽地工作

員工年齡各有不同，自然各有不同的工作模式。如資歷較深的一代會習慣使用紙本處理文件，而年輕一代則偏向於電子化處理。若兩者合作做事，很可能會產生矛盾，令工作進度緩慢。如何令他們可以融洽地工作呢？你可以尋找專業顧問團隊，以第三者的客觀角度，了解各同事之間的差異，及對科技的接納程度，從而度身定制一個最合適的方案。例如為對科技方面不熟適的員工，安排適切的培訓，加快他們跟上科技發展的步伐，令公司員工到最終能同步地使用各科技產品，以達到最佳的協作效果。

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提升員工工作效率第三招：建設智能工作間，減少開會通勤開支

一個完善的智能工作間能提供投影機、互動電子白板等開會設備，方便員工進行會議。他們不用受到技術層面的煩惱，更積極專注於匯報或討論等工作任務，展現協作效果繼而提升工作效率。而且員工可透過使用雲端虛擬會議室，與海外合作夥伴進行會議，便不必遠赴當地與對方交流，省卻機票、食宿等開支。當工作不用受到地域限制，員工便可更自由地分配時間，自然更願意積極投入工作。

提升員工工作效率第四招：利用智能工作間，提升流動工作的可行性

作為上司或老闆，最怕面對的，一定是因員工缺勤而無法跟進工作，落後進度。不過，某些「缺勤」情況其實可以透過智能工作間避免。例如當員工外出見客或處理事務時，仍可利用科技設備跟進辦公室內的大小情況。這樣便可提升流動工作的可行性。FlexiCloud 中小企雲端服務 (FlexiCloud Service)就是其一辦公室最常見的方案，員工可以透過應用雲端文件管理服務及時存取文件，無論身處何地都可隨時瀏覽或進行修改，增加工作的靈活性。

另一方面，企業可考慮推行 Home Office，讓員工可自由選擇工作地點，而不用侷促於傳統辦公空間內，並透過科技與身處不同地方的同事無縫接軌地工作，這樣便能減少在辦公室工作的員工比例，長遠而言企業可租用一個面積較小的辦公室，降低租金成本。

提升員工工作效率第五招：善用空間環境，提升員工創造力

共享辦公室和Open Office之所以風靡全球，正因為除去了傳統辦公室座位之間的屏風，因而放大同事工作的辦公空間，拉近員工座位之間的距離，令同事之間溝通無阻。Open Office 減少了座位間隔，員工之間有更多的協作空間，他們隨時隨地都能展開討論，容易擦出更多火花和創意！

提升員工工作效率第六招：讓公司資源靈活調配

在香港工作最重要的就是……靈活。一成不變、倒模般的工作模式已經不合時宜。如果工作間的資源可以更靈活分配，工作成效就會提高，亦變相節省企業開支成本。譬如利用閒置的會議室，為新加入的員工進行培訓，或者提供員工用來討論及Brainstorm的地方，善用工作間每一個空間，就可以更有效地做事，員工的積極性隨之而提升！

工作環境會影響員工心情，員工在公司做得開心，可以令他們保持工作的積極性。當員工有動力工作，最終得益的還是企業！想提升員工的積極性，需要融會貫通以上六招，創造和諧高效的工作空間，實現Connectivity (聯繫)、Communication (傳遞)、Collaboration (協作)。

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