打破傳統物流業困局雲端文件管理 一次解鎖遙距工作及無限儲存能力

2022年05月23日
台灣一間知名國際貨運公司,在疫情中加快數碼轉型步伐,引入雲端文件管理及業務流程自動化(Business Process Management)解決方案,將所有紙本文件數碼化,減省儲存空間、成本及處理時間,大幅改善客戶體驗,提升公司競爭力。台灣一間知名國際貨運公司,在疫情中加快數碼轉型步伐,引入雲端文件管理及業務流程自動化(Business Process Management)解決方案,將所有紙本文件數碼化,減省儲存空間、成本及處理時間,大幅改善客戶體驗,提升公司競爭力。

儘管物流業在今次新冠疫情初期受到一定影響,但隨著全對各地對各種醫護裝備的需求大增,再加上市民轉向網上購物,最終反而加重了對物流業的需求。面對訂單急升,以傳統手法經營的物流公司開始感到力有不逮,因為大量的紙本文書工作及人手審批流程,都一一隨著在家工作(WFH)模式而陷入困局,與其他已開展數碼轉型旅程的同業對手比較,難免成為汰弱留強下的犧牲品。台灣一間知名國際貨運公司,便在疫情中加快數碼轉型步伐,在理光專業顧問的建議下引入Docuware雲端文件管理解決方案,將所有紙本文件數碼化,不單減省了儲存空間、成本及處理時間,提升工作效率,同時亦為公司裝備流動工作的能力,大幅改善客戶體驗,在同業間更具優勢。

目錄

  1. 管理紙本文件費時限制多 人手審批流程欠透明度
  2. 雲端文件管理智能標籤文件內容 流程自動化提升客戶及員工滿意度
  3. 理光商業顧問之言
 

 

管理紙本文件費時限制多 人手審批流程欠透明度

  • 公司每月須處理的紙本文件及帳單逾萬份,文件格式亦因客戶而異,導致整理及歸檔需時,依賴人手輸入資料亦易出錯,如須搜尋特定文件猶如大海撈針,客戶對訂單回覆時間冗長而時有不滿。
  • 涉及大量實體文件的工作模式,在疫情期間難以完全實行在家工作;再加上香港分公司即將搬遷至較小的辦公室,無法繼續儲存大量紙本文件及安裝大量儲存設備。
  • 紙本文件如會計部的應付帳單、人事部的休假申請等均須多部門審批,相關員工難以追蹤審批進度,甚至有可能因遞交過程中遺失文件而令公司需向客戶賠償。
 

 

雲端文件管理智能標籤文件內容 流程自動化提升客戶及員工滿意度

  • 使用理光多功能影印機、各類掃描器或智能手機攝錄鏡頭將紙本文件數碼化,DocuWare 人工智能系統的光學辨識功能(OCR),可準確辨識文件類型分類處理,同時可從格式不一的文件中辦認出例如帳單編號、數量及價格等資料,準確擷取至資料庫儲存。
  • DocuWare 的智能標籤(intelligent Indexing)更可自動為文件各項內容進行標籤,縮短日後搜尋相關文件的時間,提升客戶的查詢的滿意度。
  • 配合業務流程自動化解決方案,自動化將文件送交及提醒指定員工或主管審批,大大減少儲存空間及人為輸入錯誤等問題,同時加快工作流程。
  • 會計流程自動化可加快審批流程,可準時向客戶發送帳單或付款,減低逾時收款或付款所帶來的損失風險。
  • DocuWare雲端文件管理服務備有多種功能模組供選用,可讓公司員工透過電腦或手機流動工作,全面照顧在家工作的需求。
 

 

理光商業顧問之言

「客戶在首階段的數碼轉型過程中已解決了大部分處理紙本文件及遙距工作的需要,事實上理光的業務流程自動化解決方案具備很多客製化(customization)能力,我們在細心分析了客戶的工作需要後,已向客戶建議將更多日常工作如員工的報銷審批流程自動化,簡化耗時的人手作業,讓部門員工可專注更重要的工作。」

 

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