革新沉悶會議的救星

2018年09月17日

 

傳統的會議一般既冗長又沉悶,跨部門的會議就更甚。若員工的時間都耗在這些會議上,最終只會浪費公司的人力資源。我們該考慮革新會議文化,以此提升企業的生產力。

早前一則來自JobsDB的「會議室座位暨權力分布圖」,以趣聞角度剖析在冗長會議室上各階層員工的想法,例如:「帶埋Laptop邊開會邊做自己嘢的同事」、「瞌眼瞓的同事」,「一臉茫然的Intern」等,他們都有一致的想法 —— 「快點散會,唔好阻住我收工」。


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或許這種會議只是笑話一則,卻往往發生在現實的職場中。我們都知道,員工的想法和習性並不容易改變,但如果將開會的形式變得更具協作性及凝聚力,令會議主題變得更集中,便能讓他們真心發表在工作上的意見,加速項目進度之餘,也能增加他們對工作的歸屬感。

 

革新沉悶會議的三位救星

要改革沉悶冗長的會議,建議可從採用以下三種方式著手。

 

  • 革新工作空間 

     

    將傳統的會議室改成多功能工作間,不用開會議的時候,讓之成為開放式辦公室或培訓工作坊。這種格局的會議室可理解成Huddle Room,只讓跟工作項目相關的工作團隊集中火力,就項目的議題及進度作深度的討論,與會者的人數不用多,最重要是會議主題跟與會者工作關係密切,從而讓他們專心發表意見。

 

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  • 引入通訊科技 

     

    除了建立靈活的Huddle Room外,企業亦應引入多種互動協作的通訊工具,包括互動電子白板(IWB)及統一通訊方案(UCS),讓工作間以外的客戶或身處家中工作的員工都能透過這些具互動協作功能的通訊工具闡述自己對項目的想法,為項目提出構思,從而找出最有效率的執行方式。互動電子白板(IWB) 可讓多個身處不同地點的與會者作實時視象會議,方便與會者展示各種電子工作文件(如:設計繪圖、建議書等),亦能讓與會者就文件發表意見,甚至直接手寫出來共享。此舉具互動性之餘,亦能加深與會者的注意。統一通訊系統(UCS)則可透過輕巧的高清視象會議設備,於Huddle Room環境中使用,讓工作間團隊隨時能夠跟客戶或夥伴進行溝通,相對傳統電話會議更具互動及靈活性。 

 

  • 反思會議文化 

     

    據說前蘋果教主喬貝斯(Steve Jobs)生前開會時,只會通知相關的團隊參與會議,人數貴精不貴多,讓會議的目標能迅速達成。企業即使有足夠預算去革新工作間及添置會議設備,也應進一步反思過時的會議形式應不應該經常進行,這樣方可讓員工的時間及心力都能投放於相關的工作中,提升生產力。

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開會的原意無非都是為了讓團隊能夠上下一心,掌握工作項目的進度,並能夠盡情發表意見,增加凝聚力,而非時間愈長愈好。企業若能革新會議模式,引入協作通訊設備及改善會議文化以促進高效及互動的會議,自然可成功推動業務發展。