業務流程外判 讓團隊專注核心業務

2018年05月24日

 

智能工作間所涉及的方案相當多元化,包括文件管理方案及服務 (Document Solutions & Services)、會議室方案(Meeting Room Solutions),以及實施自動化的業務流程方案(Business Process Management) 等,各個項目也包含各種軟硬件方案, 企業往往要花費大量時間從不同供應商物色心水產品方案,而且投入的初期成本相對較高,若未能充份評估方案是否合乎企業所需,無疑浪費資源 。

 

本港企業推行智能化業務並未完善

有報告指,79%的受訪本地企業已部署數碼項目,但只有20%顧客感到高度滿意。雖然有95%本地企業回應稱,視數碼轉型為業務成功與否的關鍵因素,但只有52%有循序漸進地採用最新科技,而確定為未來兩年數碼化進行規劃的企業更僅得28%。[1]

 

業務流程外判

倘若將這些項目外判給專業團隊負責,讓他們悉心為企業評估所需的智能化方案,並按業務需要以月費或合約形式支付, 便能減低對軟硬件的初期採購、定期維護及系統升級等成本,讓企業能更專注管理其核心業務,提升生產力。外判服務的例子如下:


雲端外判服務:
以月費方式提供雲端文件管理 (Cloud Document Management) 服務,包括透過雲端文件管理資源庫,一方面能集中存取各種文件,又可透過為不同的職能及部門設定不同的登入存取文件權限,提升文件的安全性,亦可提供工作流程工具,自動把文件導向至指定的員工進行批閱,較利用電郵傳送文件方便得多,也能減低傳送錯誤、資料外洩等風險。

  • 統一通訊服務:以合約形式提供統一通訊系統 、統一通訊流動程式及每月使用的數據用量,毋須花費龐大的視像會議室投資,便能隨時讓工作間內外員工進行協作會議。
  • 文件流程外判服務:透過顧問團隊親身上門為企業評估現有紙張文件檔案的儲存情況,按企業要求將之分門別類,一一進行電子化儲存並將跟原有文件作出校對,確保資料準確,並建立一站式的索引平台,方便企業隨時把舊文件搜索出來。有關的電子文件亦會按企業的要求儲存不同的媒介中,如伺服器及文件管理系統等等。服務商亦會確保資料於整個文件電子化過程中,不會外洩。[2]

 

當然,企業如能尋找提供一站式雲端服務供應商的協助,更能免卻跟不同供應商進行洽商的不便;而他們的IT專業團隊,隨時提供可靠的支援,能夠管理和確保客戶的數據和應用平台的安全,再加上服務供應商若能提供強大的雲端技術,自然能為企業貫徹最理想的成本效益,減低商業服務成本約10-30%,以及達到高達85-98%重要關鍵績效及顧客滿意度。[3]

 

了解更多:
Ricoh Smart Operation Panel
Business Process Outsourcing
Ricoh統一通訊服務

 

資料來源:
[1] https://www.hkcnews.com/article/6845/google-數碼化-香港-6845/數碼化