行政程序智能化 讓員工專注具實務工作

by unknown 2018年04月25日

 

中小企業不時出現行政管理問題,例如員工遲到記錄、加班工時申報、費用報銷和員工自行記錄的資料不符,會引致許多不必要的糾紛。歸根究底,許多公司並未有履行數碼化行政管理系統,與員工雙方欠缺一個精準的記錄,以致影響員工士氣。

一些中小企仍採用Excel 或人手填表,他們並未有制定數碼管理的策略,而且在員工申報及審批的過程中涉及太多繁瑣的文書工作,使前線員工耗用大量時間,無法專注對業務發展的工作上 。


多數員工不滿管理績效  高度自動化助收入激增

大多數公司會實行績效管理,讓管理層與員工之間在目標與如何實現的基礎上,通過激勵以幫助員工取得優異績效,從而實現組織目標。不過,美國管理顧問公司 CEB 企業績效管理研究發現*1,有 90% 管理者不滿意目前的績效管理方式,原因是平均一年中主管要花 210 小時管理績效,而員工每年則花 40 小時處理績效事務,尤其 77% 主管表示績效管理無法準確呈現員工貢獻,一年又要花近五周時間處理績效管理,讓績效管理淪為形式。

另外,資料顯示*2,全港32萬家中小企當中,52%為高度數碼自動化*3 , 19%為中度數碼自動化 , 15%為低度數碼自動化 , 14%為高沒有數碼自動化。而高度數碼自動化的中小企(High Digitally Engaged SMEs)相對沒有數碼自動化的中小企能夠 提高2.9倍的增長,、15%的營利及24%的人均員工產出。換句話說,若公司推行高度自動化,中小企將有可能比以往多獲近3倍的回報,員工的人均生產力被釋放,大大提升工作效率。

 

自動掃描分類 省時省力省時間

怎樣可以覓得物有所值的方案,令公司的行政程序更趨數碼化,讓公司全面實行智能化?坊間有公司提供協助將掃描的單據分類及上傳的系統,令報銷流程更趨數碼化,利用影印機內的OCR  ,再用Smart Operation Panel (SOP) 內置的EZ Receipt Scan 功能,一次掃描多張單據後,再自動按日期分類,上載至雲端後,使管理層能騰出時間,就前線員工的開支作檢討,並制定新的政策之餘,員工也能節省時間,不需花費大量時間將單據分門別類,令公司業務得到更好的發展和提升。

無論從管理者的角度還是員工的想法出發,提升內部管理系統的智能化程度都能收得雙贏的效果,若果只著眼於眼前的投入,忽略了智能化為公司帶來的巨大好處,實在並非公司的福祉。就趁公司制定年度計劃之際,為公司注入新動力,讓員工亦能減少繁文縟節之苦。

 

資料來源:

*1:https://gainesvillebizreport.com/are-annual-employee-performance-reviews-over/

*2:http://blog.2easy.com.hk/%E4%B8%AD%E5%B0%8F%E4%BC%81smes%E7%9A%84%E7%B5%B1%E8%A8%88%E8%88%87%E8%B6%A8%E5%8B%A2/

*3:https://www.bqjournal.com/wp-content/uploads/2013/12/Google-Hong-Kong-Connected-SMEs.pdf