整合電子化貿易文件 盡享「單一窗口」電子報關機遇

2018年04月22日

 

貿易公司日常需要管理林林總總的文件,儘管他們大多數已將貿易文件作電子化管理及報關,但由於他們主要依靠人手建立共享硬件(Share drive)及共享資料夾把文件分門別類,搜索文件需時,也有機會把相關文件錯誤導向目標用戶,而且硬碟若出現故障,文件更會有遺失的風險,最終會拖慢工作流程,影響業務。

業界實施電子化模式管理文件,相比傳統採用紙張文件,可以大為提升工作效率,如若能夠進一步整合各種電子化貿易文件以方便搜尋,並作出自動化文件工作流程編排,生產力更能進一步提升。

此外,為配合「一帶一路」發展,香港政府將推出「單一窗口」的一站式資訊科技平台,讓貿易公司向政府提交所有 「企業對政府」(B2G) 的貿易文件,方便業界遵行有關貨物進出口的規管要求。在這項政策推動下,業界應是時候採用一站式電子化文件管理, 以加速工作流程,保持市場競爭力。

 

一站式文件管理方案   方便管理電子文件

透過一站式文件管理方案,貿易公司可體現以下好處,輕鬆地管理文件: 

  • 建立索引標籤,歸納儲存檔案:一站式文件管理方案能夠為相同性質的文件建立文件類型標籤,方案亦提供多種搜尋方式,方便搜尋,縮短搜索時間。相較共享硬件儲存電子化文件,後者無法建立文件類型標籤,往往須透過輸入關鍵字搜尋出相關的檔案名稱,最終難以迅速搜尋所需文件。
  • 配合電子流程,簡化複雜程序:這種方案提供內置工作流程編配,能夠自動化地在適當時間傳送文件予負責執行處理的員工,甚至分發到相關團隊進行共同修訂及編輯。若只靠傳統共享硬件作為儲存媒介,員工需額外花費時間以手動方式分享檔案連結給目標員工,工作效率因而減低。
  • 安全共享文件:不論企業內部員工之間,以至外部的合作夥伴、客戶和供應商,也可分享文件,而文件亦經過數據加密傳送,加強安全性。

一按入雲   迅速共享文件

另一方面,對於仍然採用傳統文件管理貿易文件的公司而言,則可考慮採用商用雲端文件方案,特別是能夠整合多功能打印系統,屆時員工只需將紙本的貿易文件掃描,便能直接儲存至雲端,而且方案亦可支援把文件分享至流動手機/平板電腦,方便員工隨時檢視及修改 。

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Ricoh - RiShare
Ricoh – FlexiCloud Connect Plus

資料來源:
http://hong-kong-economy-research.hktdc.com/business-news/article/中小企資源/常用進出口貿易文件/sbr/tc/1/1X000000/1X006MLL.htm

http://www.cedb.gov.hk/citb/doc/tc/trade_single_window_consultation_paper_c.pdf