及早建立自動化工作流程 迎接物流業新機遇

2018年04月13日

 

物流業雖然已有全面的程序管理各種貿易文件,例如透過Word 及Excel建立報關表、貨物清單、發票等貿易文件,並建立共享硬碟作為儲存及搜尋,但文件往往透過人手輸入,而且整個流程並非自動化,步驟仍然繁瑣,最終難以趕上節奏急速的物流業工作環境。

物流業的業務涉及多個持份者,除了出入口商之外,亦包括政府海關部門、貨運代理人 (運輸公司)、銀行及金融機構等,當中所涉的貿易文件數量亦相當多而且多元化。儘管業界早已實施文件電子化進行往來及儲存,例如透過Word 及Excel建立文件格式輸入資料,再透過共享硬碟儲存,以分享給相關員工進行工作。

然而,人手輸入方式用於管理繁多的電子貿易文件,甚為不便,特別是在搜尋及分發文件過程上,都要靠人手進行,例如經電郵附件送出相關部門員工,過程中若輸入錯誤電郵地址或導入錯誤的文件,會影響到工作效率。故此,業界應考慮實施一站式文件管理去整合各項文件,並實施自動化文件流程,方能回應業務上的挑戰。

實施自動化文件管理去整合各種電子文件的好處,可方便搜索,更可推動自動化流程,將文件自動導向予相關員工執行工作 。分析機構ServiceNow指出,全球逾35%的受訪企業主管認為,需要部署流程自動化方案,方能應付龐大工作流程。PwC近期的「人力資源轉型調查」亦指出,50%的受訪者認為,智能自動化將為企業帶來重大改變 。


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整合文件管理
  輕鬆搜尋

如何實施流程自動化方案?建議可先建立一站式文件電子資源庫,歸納各類電子貿易文件,再透過標籤搜尋功能,利用跟工作項目或部門有關的關鍵字,便能迅速搜尋相關的文件檔案。試想想,如果要修改貿易文件的項目,究竟是利共享硬碟搜尋,還是利用標籤功能迅速搜尋相關文件方便得多?

 

自動編排文件導向流程

透過自動化功能利用工作流程的編排 (Orchestrate) 把整合好的電子文件傳給相關員工,取代傳統電郵附件方式傳送給相關員工, 自然提升物流業生產力。


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資料來源:
http://www.information-age.com/2018-will-year-automation-enterprise-123467030/

https://www.nuxeo.com/resources/convergence-internet-things-ecm-build-connected-enterprise/

https://www.laserfiche.com/simplicity/internet-things-update-4-industries/

https://www.cmswire.com/document-management/new-laserfiche-release-aims-to-improve-ecm/

https://www.laserfiche.com/ecmblog/17-acronyms-you-need-to-know-before-researching-ecm/

http://www.humanresourcesonline.net/2018年人力資源人士的夢魘/

https://business-process-management.apacciooutlook.com/vendor/laserfiche-advanced-bpm-and-ecm-solutions-for-organizational-transformation-cid-1469-mid-64.html

https://www.cw.com.hk/digital-transformation/bpm-key-to-enterprise-agility

http://hklogisticsnet.com/blog/index.php?id=15