革新共用工作空間 為租戶締造靈活工作模式

2018年01月31日

 

全球愈來愈多共用工作空間(Co-working space)[1] 湧現,競爭激烈,營運商如何從中突圍而出,爭取更多初創公司及自由工作者租用,增加生意額,可說是最重大的挑戰。


市場
發展蓬勃   競爭愈趨激烈

共用工作空間近年仿如雨後春筍,發展蓬勃。地產研究機構Green Street Advisors在其最新報告預測,到2017年底,全球將有約1.4萬個共用工作空間,遠超2010年的600個。 至於香港,近年亦不乏本地及海外知名的共用工作空間相繼落戶,政府於2017年推出的「青年共享空間計劃」,可視為本港共用工作空間發展的重要里程。

大部分共用工作空間的發展相當成熟,除了基本的「硬件」的配套例如工作間設施及IT設備之外,「軟件」平台包括創業培訓支援及Networking人脈交流活動,亦是重要亮點,為初創企業及自由工作者租戶締造靈活的工作環境及營商機遇。


引入方案  
提升共享工作間競爭力

然而, 營運商要突圍而出,吸引更多租戶,應該進一步從革新工作間著手。Ricoh 建議營運商可採用以下方案,提升租戶工作效率,從而加強共用工作空間的競爭力:

  • 採用Huddle Room 工作模式提升團隊協作:Huddle概念源自美式足球隊伍在賽事中相互並肩圍作一圈,短時間內相討進攻策略及振奮士氣[2],這種協作概念漸漸落入工作間環境 - 透過建立規模較小(面積適合4-6人)的工作間,並建立多種協作通訊工具,例如互動電子白板、統一通訊系统、超短距投影, 讓團隊隨時聚首進行會議,而且亦支援流動裝置如手機及平板電腦,能夠跟工作間以外的團隊即時分享工作資訊,這種極富彈性的協作模式,自然提升共用工作空間的競爭力,深得租戶支持。[3][4]
  • 採用裝備於新一代打印機及高端影印機智能操作面板,當中不乏為 租戶預載各適其適的文件管理服務應用程式,例如文件機密資料遮蔽、製作簡單橫額等。智能操作面板甚至能夠提供綜品雲端連接器功能,能夠將文件以OCR方式掃描至電郵或指定雲端路徑,而面板的操作系統亦能開放平台予第三方程式開發商,為租戶延展更多支援用戶文件管理的應用。[5]
    https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf
  • 採用雲端文件管理應用,特別是具有「一按入雲」功能特點,讓用戶提供一鍵簡單存取文件功能,配合 iOS 及Android 流動應用程式, 讓租戶統一雲端儲存,並透過流動裝置,隨時隨地檢視、分享文件,提升工作效率及質素。[6]

共用工作空間若能引入創新的科技和服務,提供更靈活及具協作性的工作環境,讓租戶「Work Smarter」,相信會有助營運商從激烈的競爭環境中脫穎而出,吸引更多租戶。

 

[1]  Policy Address 2017
- 《施政報告 》大力推動創新科技: Innovation and technology boosted in Policy Address (paragraph 13)
- Policy Address 2017 (Chi)  (point 232)
- Policy Address 2017 (Eng) (point 232)

[2] https://en.wikipedia.org/wiki/Huddle

[3] https://www.youtube.com/watch?v=hoNdUbZELLE (0’56’’ – 1’15’’)

[4] RICOH's Huddle Concept Video

[5] https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf (p.6)

[6] https://sop.ricoh-solutions.hk/pdf/RICOH_Brochure_digtal_Ver.pdf (p.7)