智能裝置如何為辦公室帶來新可能?

2017年09月26日

 

工作間的管理對維持企業高效率非常重要。我們時常提及的標準作業程序,不僅是為了統一產品、通訊和效率的質素,更是一門管理的藝術。

 

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智能電話的應用

近年來,不同的智能產品已改變普羅大眾的生活習慣。由於智能電話可接通全球網絡,讓用家在網上購物、理財或學習(E-Learning)等範疇上皆能大派用場。智能電話的使用無疑提升了我們生活質素,亦同時革新了我們的工作環境。現時有很多企業的員工只要一機在手,便能輕鬆操控辦公室不同的設施,包括預約辦公室等,節省了用家的操作時間,提升企業的工作效率。

另外,射頻識別系統(RFID)亦為近年主流的通訊技術之一,它使用的原理是,以接收到的無線訊號進行資料辨識及存取,由於員工早有各自負責的工作範疇,RFID可為企業部門以不同的文件區域及種類進行分配,並設定有關員工的文件和數據使用權限,企業利用此系統,使分工更精細,公司機密資料的安全亦得以獲得保障。

改善資源分配

一般來說,大企業有眾多的部門和工作團隊眾多,有時會出現資源分配的問題,例如會議室的使用等。事實上,科技方案能幫助解決有關問題。舉例說,企業可開發一個流動程式(App),以顯示公司會議室等設施的使用狀況,員工可利用在App來預定房間,這便能解決會議室使用先後的問題,促進辦公室的和諧及令公司資源更能善用。

新科技能促進公司上下的溝通及改善資源管理,雖然方案初期的投資金額或令部分中小企業卻步,但長遠而言仍是利大於弊。本年7月 Dimension Data 發表的《數碼工作間報告:企業業務的轉型》*調查,企業逐漸運用數碼工作間來駕馭需求日益增加的客戶服務,其中45%受訪企業表示因使用數碼工作間而令客戶的滿意度提高。

另外,現時已有不少企業廣泛應用雲端平台,讓員工能遙遠控制多功能文件處理器、電燈、會議室等辦公設備;加上文件無紙化等趨勢,將能節省企業成本並促進環保,減少人力短缺帶來的影響。

加強管理效率

ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源規劃)已成為企業重要科技方案之一。它協助企業自動化管理及公司資源,如能再加入智能流動裝置的話,可更加減低出錯的機會,加強企業管理效率。

總括而言,企業只要能找到合適的科技方案,並於工作上善用智能裝置面為企業和員工帶來的聯繫,辦公室的運作將能更有效率,為企業的業務發展帶來新衝擊。

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