流程自動化 HR 難題迎刃而解

2017年12月06日

 

在2016年年底,德國政府發表《Work 4.0》白皮書*1,呼籲摒棄傳統工作模式,實現彈性工作管理精神。此舉在世界各地引起很大迴響。德國國民以全球最短工時(平均每周只工作26.15小時)創造出領先歐盟成員國的經濟效益,於今年世界經濟論壇的《全球競爭力報告》*2中排名第五,其中創新部份分數更位列全球三甲。

 

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自動化流程提升效率

創新科技可讓企業生產力提升到另一層次,現時市場上有很多提供業務流程管理(BPM)應用的科技服務供應商,協助不同規模的客戶由基本做起,以自動化流程解決多個人力資源(HR)管理痛點,包括招聘程序、管理員工關係、處理薪酬福利、照顧勞工法例需要,以及設立培訓發展計劃等,效率都可大為提升。


招聘程序化繁為簡

香港人力資源管理學會早前發表報告*3指出, 2017 年有近七成機構會維持招聘,當中有13.8%更會「增加招聘」,同時僱員流失率卻高達12.3%,可見本港僱主面臨人力短缺及挽留員工的挑戰。一般BPM平台著重採用無紙化科技,希望減少人手處理文件的時間,讓公司釋放更多生產力去處理其他更重要的業務事項。就以聘用員工為例,部門主管可利用網上表格擷取及發送求職申請,並以數碼化方式向招聘經理發出通知,提醒人力資源部門查閱求職申請。在決定聘用新員工之後,BPM更可以協助公司自動編排安裝電腦設備、福利,以至其他新上班事宜,有效地把整個招聘程序化繁為簡。


保留業務紀錄免受罰

上述方案的效益顯而易見,除了可以減少儲存、印刷與派送紙張文件的成本外,更能減少人為輸入資料錯誤,甚至遺失與誤存檔案的情況。在香港,營商必須遵守多項法例,譬如稅務條例要求管理層需把公司業務相關的入息與開支紀錄保留為期最少七年。採用BPM平台的客戶受惠於自動與數碼化檔案存檔功能,基本上毋須擔心人力資源相關業務紀錄散失,更可避免因為未能遵從法規而收到巨額罰單。


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配合流動程式增效率

在實際使用上,BPM平台也可配合流動應用程式,讓僱員在智能手機上使用各項便捷功能,提升生產力與日常工作的滿意度。同樣,根據香港人力資源管理學會在今年8月公佈的調查結果*4,有57%機構有推行人才發展計劃,其實,企業除了可藉BPM改善與加快招聘程序外,更可以電子表格評核現有員工表現,同時建立有系統的培訓流程與職場規劃,長遠有效挽留人才,持續推動業務增長。

 

*1 Source:
http://blogs.lse.ac.uk/businessreview/2017/03/22/work-4-0-how-germany-is-shaping-the-future-of-work/

*2 Source:
https://www.weforum.org/reports/the-global-competitiveness-report-2017-2018

*3 Source:
http://www.hkihrm.org/phocadownload/press/2017/press_release_Chi_Manpower_Statistics_2017_10_Oct_final.pdf

*4 Source: http://www.hkihrm.org/phocadownload/press/2017/final_press_Release_Chi_Training_Needs_Survey_2016_1_Aug_2.pdf