業務流程自動化助物管公司增值 雲端存取檔案運用數據更靈活

2022年03月23日
隨著時代變遷,物業種類變得更多元化,而且在各式各樣的法例監管下,每項細節都必須滿足國際認證標準,因此物業及設施管理已升級為一種非常專門的行業。隨著時代變遷,物業種類變得更多元化,而且在各式各樣的法例監管下,每項細節都必須滿足國際認證標準,因此物業及設施管理已升級為一種非常專門的行業。
隨著時代變遷,物業種類變得更多元化,而且在各式各樣的法例監管下,每項細節都必須滿足國際認證標準,因此物業及設施管理已升級為一種非常專門的行業。香港一間知名物業及設施管理公司,受託管的二百多項物業遍佈全港各地,不過,公司在管理數據上仍採用傳統方法,即在每間受託管場地辦公室獨立安裝網絡儲存設備(Network Attached Storage),在採購及管理成本上既昂貴亦不便,分散式檔案儲存亦拖慢工作流程。理光商業顧問在對方邀請下,詳細審視公司的工作流程架構及行業獨特文化後,建議客戶採用雲端文件及檔案管理服務,集中管理及運用各辦公室的檔案,同時再引入業務流程自動化(Business Process Management)解決方案,縮短審批流程,大大提升營運效率。
  1. 分散式管理儲存設備 高成本管理效率未如理想
  2. 業務流程自動化提升數碼準確度 雲端檔案管理保障數據安全
  3. 理光商業顧問之言
 

 

分散式管理儲存設備 高成本管理效率未如理想

  • 為業戶提供全面性及專業的物業管理服務,當中包括物業及設施、租務、人力資源、測量、維修及保養、清潔工程等,每天須整理大量不同紙本及電子文件,並通過既定的審批流程及儲存歸檔,花費不少人力物力。
  • 公司管理的物業種類眾多,當中包括大型商場、甲級寫字樓、工貿大廈、大型屋苑、會所及康樂設施等,每個場地辦公室每日須產生及歸檔大量文件。總部雖然有檔案儲存守則指引,但各辦公室員工未有完全跟從,導致檔案儲存紊亂。
  • 網絡儲存設備須靠員工按時帶回總公司抄錄及備份,帶來數據遺失風險,遇著突發情況如新冠疫情下的遙距工作安排,總部便無法獲取各場地的最新數據,難以調整資源分配計劃,甚至影響製作各類報表的日程。
 

 

業務流程自動化提升數碼準確度 雲端檔案管理保障數據安全

  • 業務流程自動化解決方案可配合理光多功能打印機的光學辨識功能(OCR),將紙本文件上的資料準確無誤地變成數碼化檔案,並與其他電子文件因應預設審批流程,自動化送交及提醒指定員工及主管審批及歸檔,加快工作流程及減少過程中的人為錯誤。
  • 理光商業顧問推薦的雲端文件及檔案管理服務,可讓客戶二百多個受託物業的檔案,分成12類集中儲存在雲空間,總公司可按需要隨時讀取各種文件及檔案。上雲後可為公司減少採購、管理維護網絡儲存設備的成本,同時可更快於新受託管場地的辦公室完成IT部署,每年為每個場地節省約20萬元費用,投資回報率高。
  • 雲端交付數據大大減少數據遺失風險,數據備份及儲存亦更簡單。雲端管理可讓IT員工遙距提供技術支援,遇上突發狀況也能迅速為場地員工解決難題。此外,數據應用的透明度亦大增,總公司可按需要調撥出各種數據,匯出更具參考價值的報告,例如各場地辦公室的服務等級協定(SLA)達成率等,有助公司制定長遠政策及改善客戶體驗。
 

 

理光商業顧問之言

由於客戶的服務對象龐大,涉及的管理工作廣泛,因此對數碼轉型一直保持審慎態度。經我們的專業顧問團隊作出詳細分析報告,並為客戶提供概念驗證(Proof of Concept),客戶早前已於旗下多個受託物業作為試點,確認可有效提升工作效率及達到可觀的投資回報率,因此已決定陸續在其他場所部署。企業數碼轉型看似萬緒千頭,但其實有專家相助,絕對有機會將問化繁為簡。

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