善用智能工作間 提升職場投入感

2018年06月04日

 

有調查指出,本地企業員工普遍對他們所屬的企業及工作持正面評價,然而他們亦認為鮮有機會參與業務決策、職場上個人發展有限、工作上缺乏支援等。企業若要留住人才,長遠需要從他們的疑慮著手。

 

本港員工對職場感受:整體滿意   但仍可改善

今年,在HR Asia 針對香港168間企業達6,450名員工所進行的「亞洲最佳企業僱主獎(香港地區)」調查中,列出多項工作的內容、情況及處境,要求受訪者回答自己是否同意。其中首三項得分最高的描述回應均屬正面,包括: 他們的工作表現能夠符合甚至超越客戶期望、有效率完成工作,以及清晰知道他們工作的目的[1]

不過,他們亦認為其所屬企業有不足的地方,包括鮮有讓他們參與業務決策過程、沒有為他們提供專業發展路徑,以及欠缺工作上的支援及資源。另外,98.2%的受訪者回應,工作間實施在營運、程序及政策的安全性相當重要,是令其感覺工作舒適、提升其生產力的主要因素。他們表示,一個安全的工作環境能令他們工作表現更佳,同時感覺企業重視自己[2]

 

建立智能工作間的秘訣:「3C

企業應如何回應員工對工作間的要求,以留住好員工,避免人才流失?我們建議企業建立「3C」的智能工作間 —— 即Connected (連繫)、Communication (訊息傳遞)及Collaboration (協作) 。

如何達至「3C」?首先,工作間須從硬件至軟件做到Connected (連繫),讓在不同辦公地點、甚至不同地域的員工無縫連繫起來,促進他們之間的Communication (訊息傳遞),包括資訊、資源共享和意見交流等,從而使團隊、部門及企業於不同地區的分支之間能有無障礙的Collaboration (協作),創造和諧高效的工作間,加強員工的參與度,以回應員工對職場的期望。


引入協作科技

要革新智能工作間,企業應先委託專業團隊評估現有工作間,藉此了解現時工作間的不足,再因應業務需要及員工的期望,將費時預約的傳統會議室、固定的員工辦公桌一一革新成共享的工作間,以提升協作及彈性。第二步則是引入科技,包括硬件及軟件,促進彈性協作。事實上,全球估算約有324萬的Huddle Room[3],但當中僅2%具有視像系統。企業應根據其實際需要引入科技,增加協作成效,如互動電子白板(IWB)[4]及統一通訊系統(UCS)[5],讓工作間員工隨時進行臨時會議,也讓工作間外的員工透過流動裝置一同參加會議,毋須呆板地在傳統會議室開會。員工亦可隨時修改共享文件,加入自己的意見,增強協作同時提升參與度。當然,企業不妨可多些表揚和鼓勵員工、減少批評,令他們更敢於發表己見。軟件方面,企業可採用具保安性的雲端文件存取服務,確保資料易於上載到雲端,並隨時與員工共享檔案,配合加密功能,減低工作流程中資料外洩的機會。

智能工作間為員工提供緊密的協作及溝通,員工可充份發揮自己之餘,也有彈性的工作空間。如此,企業自然能成功留住人才!

 

了解更多:
Ricoh – Digital Workplace Services
Ricoh 互動電子白板
Ricoh 統一通訊系統
Ricoh - FlexiCloud Connect Plus

 

資料來源:

[1] http://www.asiaone.com/business/hr-asia-announces-hong-kongs-best-companies-to-work-for-in-asia#

[2] http://www.asiaone.com/business/hr-asia-announces-hong-kongs-best-companies-to-work-for-in-asia#

[3] https://www.prnewswire.com/news-releases/global-video-conferencing-in-huddle-rooms-market-2018-2022---looking-beyond-the-hype-300604988.html (Paragraph 3)

[4] Ricoh 互動電子白板

[5] Ricoh 統一通訊系統

http://www.asiaone.com/business/hr-asia-announces-hong-kongs-best-companies-to-work-for-in-asia