雲端文件存取 減少人手管理文件風險

2018年05月18日

 

現今企業普遍採用共享硬碟分享各種電子文件,例如Word、Excel、PowerPoint等,讓員工能從中自行存取、分享及編輯。但共享硬碟在檔案搜尋、建立時均需要人手進行,花時間之餘,亦有機會容易把檔案傳錯給目標員工,加上若沒有定期進行檔案備份,倘若共享硬碟發生故障,便會遺失重要資料,甚至影響業務運作。

 

有見及此,愈來愈多企業採用雲端服務進行文件存取,一方面成本較具彈性,同時省卻管理共享硬碟的人手,更可避免因共享硬碟發生故障而遺失資料,減低風險。據早前《香港中小企雲端應用、保安及私隱就緒程度》調查報告指出, 超過五成中小企認為,他們信任雲端服務供應商提供的雲端保安服務[1]。企業倘若建立統一雲端儲存及分享平台,其對外及內部的檔案傳輸必定更具效率。

 

免費雲端服務隠憂重重

儘管坊間有不少IT公司提供免費雲端檔案存取的服務(如Google, Dropbox),然而,這些服務的存取通常不是來自本地伺服器,上下載的速度未必能符合預期,而且這些服務多數透過員工自行註冊使用,企業難以進行中央管理,重要文件有一定的外洩風險。

 

整合文件打印系統   盡顯雲端儲存優勢

故此,企業應考慮採用能夠整合工作間打印設備的雲端檔案分享服務,只需數個步驟,用戶便可透過結合於打印系統的智能操作面板「一按入雲」,將紙本文件直接掃描上雲端環境,達至互動、分享及存取檔案效果,操作簡便安全。這項服務具有以下四項特點:

  • 文件集中儲存,便於管理:所有文件集中於單一雲端平台儲存,更能以加密形式分享,提升安全效能。
  • 本地伺服器存取,速度可靠:利用本地網絡伺服器作為雲端平台存取文件,讓檔案上下載的速度更快、更穩定。
  • 支援多種文件檔案格式,方便檢視:除了一般的文件檔案如Word、 Excel、 txt,pdf之外,亦支援多媒體檔案,在毋須使用多媒體播放程式下,直接於雲端存取服務的介面中播放,方便員工隨時檢視。
  • 支援流動裝置程式,配合用家:雲端存取服務提供流動程式,供在戶外工作的員工隨時瀏覽及修改文件,大大提升生產力。

 

方案提供多款月費計劃,讓企業可按實際儲存用量需要選擇合適的月費計劃,取得最佳成本效益。

 

了解更多:
Ricoh Smart Operation Panel

 

資料來源:
[1] https://www.techapple.com/archives/15881 (Paragraph 2)