初創企業 「加人不加空間」妙法 建立智能化協作環境

2018年05月03日

 

對業務蒸蒸日上的初創公司而言,要大展鴻圖,固然必須增聘人手,因此亦需要物色更大的工作間。然而本港工商廈租金持續高企,搬遷更大的工作間談何容易?想減低成本以保持業務競爭力 ,初創公司應重新規劃現有的「空間」,才可達至「加人不加空間」,減省使用空間成本之餘,亦能夠促進公司整體生產力。

 

本港初創公司的發展日漸蓬勃。根據投資推廣署近期進行的香港創業生態系統調查結果,香港共有接近2,000間初創企業,提供5,229個職位,較2015年增長 24%,而員工人數更大幅增長41% 。其中更不乏已獲國際認可、業務潛力龐大至被業界稱為「獨角獸」的初創企業 (估值達10億美元而尚未上市的初創企業),包括網上貨運物流平台GoGoVan,以及研發全球飛行影像系統的公司大疆創新等。

 

「加人不加空間」  降低租金成本

上述數據反映,初創企業對工作空間及「加人」需求日漸提升。初創公司拓展業務,自然要增加人手,甚至擴展辦公室,但面對本港工商廈租金高企,若做到「加人不加空間」,是最理想的做法。

 

採「智能工作間」 建立靈活且高協作環境

故此,初創公司需從規劃現有「空間」入手,建立更具連繫、溝通及協作的環境,而且這種規劃亦配合現時初創公司普遍富彈性、具創意的工作文化。建議可採用以下三個步驟實施:

  • 深入分析業務:初創公司可透過專業團隊的顧問服務,於「加人不加空間」的前提下,釐清公司各種業務需求,從而檢視員工之間的工作關係(例如哪些部門員工經常要外出工作)、日常運作、空間使用(例如找出工作間內閒置的地方),以及應用技術(例如採用甚麼通訊工具跟員工及客戶溝通)等。
  • 應用創新方案:在作出深入的業務分析後,便著手重新設計工作間,改善空間使用率。例如建立活動為本(Activity based)的工作間,包括減少傳統會議室,以建立更多共用空間,供經常外出工作的營業部同事返回公司工作時使用。他們外出工作時,則可將之恢復成為會議室,以充份運用空間,減少空間不足的煩惱。另外,這些共用空間亦可引入創新科技及技術,例如擁有IWB 互動智能白板[1]及 UCS 視像會議等設備[2]的Huddle Room,採用支援雲端存取的文件管理方案等,讓團隊內外員工隨時可召開工作會議,提升工作間的優勢和團隊的協作。
  • 持續管理及優化:為新的工作間設定KPI,定期監察成效,例如透過了解員工的滿意度,檢視有沒有改善的空間。

了解更多:
Ricoh – Digital Workplace Services

資料來源:
[1] Ricoh 互動電子白板
[2] Ricoh 統一通訊系統
香港貿發局經貿研究 -香港的初創環境
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