發票管理數碼化 會計流程增效益

by unknown 2018年02月06日

 

上班族經常提倡”Work life balance”(工作與生活平衡),但大家又是否知道,有逾半從事會計行業的人士每周需工作50小時或以上;超過兩成人工作達70小時或以上,有2%每周工作更超過120小時 ? (*1) 除了要趕在每年第一季完成年度的核數工作,一些企業的會計部門每日還需要處理大量收據、發票、交易紀錄、買賣合約等文件,在繁重的工作壓力下,想做到”Work life balance”並不容易。

要數會計部門員工日常工作最令人頭痛的,相信便是處理發票的程序、購物申請或出入賬紀錄等等,大部分資料均為紙張文件,除需經由人手處理,消耗大量時間核對資料之餘;亦要考慮到存放、遺失及文件受損,甚至是影響工作間空間等問題加上出錯或延誤的機會甚高,嚴重的甚至會影響與供應商或客戶的關係。

另一方面,按照本港稅務條例51C,於任何課稅年度內在香港經營行業、專業或業務,必須就其收入和開支保存完整的業務紀錄和會計帳簿,以便稅務局確定該行業、專業或業務所賺取的應評稅利潤。這些紀錄和會計帳簿由交易日期起計,需要保存最少7年,未能保存完整業務紀錄即屬違法,最高可被罰款10萬元。(*2)

香港寸金尺土,但企業要保存完整的業務紀錄,不一定要儲存大量的紙張文件,稅務局自2009年開始已接受將支票存根、發票等原本文件,透過文件掃描成圖像儲存(*3),建立電子記錄時,需保證有關資料完整無缺,適當妥善保存,才能方便日後可以隨時傳閱。

其實,現時的業務流程管理方案能做到的,又豈只於掃描文件?一些可靠的管理系統已能自動將從不同渠道接收的發票核實和分類,進一步整合至企業資源系統(ERP),避免需要經由人手重複輸入,減少錯誤和欺詐情況發生。

以電子形式收取、處理及儲存發票,既能大幅節省會計部員工以人手處理的時間,同時可讓企業管理人員全面掌握整個出入帳過程,方便日後自動製作審計紀錄甚至分析數據,加強現金流管理,令公司的財政透明度更高、處理更具彈性。

企業在訂立文件管理政策時,須權衡法規與實際處理時的難題。把客戶的相關資料和帳單無紙化,建立客戶數據庫,有助企業員工能即時查閱相關資訊;而建立一套完善的發票系統,則有效令繁複的會計工作流程數碼化,既可減輕員工的工作量,亦可讓他們專注於本身的業務範疇。

 

*1: 會計師公會會員調查報告
http://www.hkicpa.org.hk/file/media/section8_communications/media_centre/2017/06/Membership_Survey_report.pdf

*2: 稅務局保存業務紀錄
http://www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_rke.htm

*3: 「稅務局是否接受以電子格式保存的業務紀錄作為稅務記錄」資料小冊子
http://www.ird.gov.hk/chi/pdf/pam60c.pdf