智能工作間體現企業文化 永輝國際物流多功能辦公室推動員工溝通
近年愈來愈多企業採用智能工作間概念，不過，不少人見到智能二字便會誤以為純粹引用各種高科技。科技固然重要，但如服務供應商沒有了解企業本身的文化及實際需要，出來的設計便可能空有高科技軀殼，實際上卻未能便利客戶的業務營運。永輝國際物流剛入伙的新辦公室，便是人與科技相結合的最佳智能工作間實例。
拓展業務落實合併辦公室
為配合業務發展需要，專門為內地及香港客戶提供國際物流運輸的永輝國際物流有限公司，於去年選址九龍灣設立新總部，將以往分佈於同區內兩個辦公室的過百位員工統合起來，以加強管理及協作效率。「因為正開拓電子商貿業務，再加上疫情下全球物流受阻，不同部門的員工需要更緊密溝通，所以公司早已有合併辦公室的打算。剛好在去年覓得理想地點，於是便決定執行整合計劃。」永輝國際物流執行董事梁國鐖（Ryan）笑說，「遷移辦公室是一件大事，始終公司上下會在新辦公室拼搏一段長時間，所以在設計方面必須投入更多資源。個人來說比較欣賞功能性與舒適性兼備的智能工作間設計概念，不單可以靈活有效地利用辦公室的空間，而且亦可回應員工對工作環境的要求，對提升歸屬感及生產力會有正面影響。」
明查暗訪 確立智能辦公室雛型
在敲定新公司選址前，Ryan每逢到訪其他合作夥伴及客戶的辦公室，都會特別留意對方所採用的室內設計風格，暗中琢磨有否值得參考的特色功能，「工作團隊的互動亦是觀察重點之一，留意到比較多高身隔板及儲物櫃的傳統辦公室，感覺上會阻礙員工交流，工作氣氛亦比較沉悶呆板。」經過一段「明查暗訪」的日子，理想的辦公室模樣逐漸在Ryan在腦中形成，當真正落實搬遷計劃，他便向採用了自己心目中最佳辦公室設計的合作夥伴查詢，結果便選擇了Ricoh的智能工作間解決方案。
Ryan說雖然心目中的智能工作間已有比較實在的概念，例如必須有開揚的視野、多功能會議空間，以及引入節能管理系統，但在細節執行上仍比較模糊。「負責今次計劃的Ricoh設計師就很細心地理解我們公司的業務範疇、行業獨特的運作需要及企業文化，所以在首次展示設計圖時，我們已非常滿意。」
反映企業文化 設計照顧員工身心健康
負責今次項目的設計師Jay解釋，Ryan在開會之初已表明希望新設計能夠照顧員工的身心健康，「他本身是一個充滿活力及開明的年青老闆，工作上經常鼓勵員工表達意見，會定期舉辦team building活動提升團隊合作性。他亦成立了足球隊，讓公司上上下下打成一片。」Jay非常認同Vinflair重視員工的企業文化，於是便將身心健康作為今次設計概念的一大主線。
反映在設計上，新公司採用了開放式空間，營造一個輕鬆自由的工作環境。主辦工區的辦工桌以矮身的隔板及儲物櫃劃開，取代以往高牆高櫃的密封式格局，讓員工有開揚的視野及更容易與同事溝通。考慮到合併辦公室後，不同部門同事將會有緊密的合作聯繫，設計時除了有較傳統的會議室，亦安排了數個多功能區域，在有需要時可化身小型會議室或team building場所，平常則供員工休息放鬆。另外，設計團隊亦按Ryan要求，將其中一間房間改裝成小型健身室並加設淋浴間，讓員工可以利用工餘時間多做運動，保持身心健康。
重視社會責任 融入環保、衛生元素
智能工作間另一個設計重點在於節能，Ryan希望借助科技在環保減碳方面負起社會責任。「新公司有良好的採光，加上空間感開揚，本身已可減少用電，不過Ricoh方面在辦公室不同地方安裝了感應器，智能系統會根據自然光調節個別位置的燈光開關，自動令整個辦公室保持一致的亮度，同事就毋須經常手動調校。」Ryan補充說燈光系統預設動態感應器，如發現該空間閒置了一段時間便會自動關燈，有效減少碳排放。
裝修工程由開會起動至完成僅四個月，Ryan說實物的完成度極高，與模擬設計圖幾乎一致，而且每階段工程的時間亦拿捏得非常準確，過程中沒有半點擔心。「可以順利完成工程，主要是Ricoh團隊事前準備及溝通充足，而且又會站於客戶立場考慮各種細節，例如今次裝修工程在新冠疫情期間進行，環境衞生是其中一項保護員工的因素，他們便建議我們使用光觸媒抗菌技術，以霧化方法在辦公室每個角落，覆蓋一層可有效殺死細菌，以及阻止冠狀病毒生存的納米銀離子透明塗層，非常貼心。」
入伙近三個月，Ryan說同事對新辦公室的設計均讚口不絕，而且亦感受到同事之間有更緊密的聯繫，工作氣氛及生產力均有顯著改善。他認為智能工作間雖然會令人聯想到很多新科技應用，不過經過今次事件，令他明白到設計上絕不能離棄以人及公司理念為本，否則即使投入了多少高科技、裝潢如何美侖美奐，如缺乏上述要素，最終也只是一個精品示範單位，吸睛而不實用。