智能工作間體現企業文化 永輝國際物流多功能辦公室推動員工溝通

2021年04月21日

近年愈來愈多企業採用智能工作間概念,不過,不少人見到智能二字便會誤以為純粹引用各種高科技。科技固然重要,但如服務供應商沒有了解企業本身的文化及實際需要,出來的設計便可能空有高科技軀殼,實際上卻未能便利客戶的業務營運。永輝國際物流剛入伙的新辦公室,便是人與科技相結合的最佳智能工作間實例。

 

拓展業務落實合併辦公室

為配合業務發展需要,專門為內地及香港客戶提供國際物流運輸的永輝國際物流有限公司,於去年選址九龍灣設立新總部,將以往分佈於同區內兩個辦公室的過百位員工統合起來,以加強管理及協作效率。「因為正開拓電子商貿業務,再加上疫情下全球物流受阻,不同部門的員工需要更緊密溝通,所以公司早已有合併辦公室的打算。剛好在去年覓得理想地點,於是便決定執行整合計劃。」永輝國際物流執行董事梁國鐖(Ryan)笑說,「遷移辦公室是一件大事,始終公司上下會在新辦公室拼搏一段長時間,所以在設計方面必須投入更多資源。個人來說比較欣賞功能性與舒適性兼備的智能工作間設計概念,不單可以靈活有效地利用辦公室的空間,而且亦可回應員工對工作環境的要求,對提升歸屬感及生產力會有正面影響。」

 

永輝國際物流執行董事梁國鐖(Ryan)笑說,「遷移辦公室是一件大事,始終公司上下會在新辦公室拼搏一段長時間,所以在設計方面必須投入更多資源。個人來說比較欣賞功能性與舒適性兼備的智能工作間設計概念,不單可以靈活有效地利用辦公室的空間,而且亦可回應員工對工作環境的要求,對提升歸屬感及生產力會有正面影響。」

 

明查暗訪 確立智能辦公室雛型

在敲定新公司選址前,Ryan每逢到訪其他合作夥伴及客戶的辦公室,都會特別留意對方所採用的室內設計風格,暗中琢磨有否值得參考的特色功能,「工作團隊的互動亦是觀察重點之一,留意到比較多高身隔板及儲物櫃的傳統辦公室,感覺上會阻礙員工交流,工作氣氛亦比較沉悶呆板。」經過一段「明查暗訪」的日子,理想的辦公室模樣逐漸在Ryan在腦中形成,當真正落實搬遷計劃,他便向採用了自己心目中最佳辦公室設計的合作夥伴查詢,結果便選擇了Ricoh的智能工作間解決方案。

工作團隊的互動亦是觀察重點之一,留意到比較多高身隔板及儲物櫃的傳統辦公室,感覺上會阻礙員工交流,工作氣氛亦比較沉悶呆板。

 

Ryan說雖然心目中的智能工作間已有比較實在的概念,例如必須有開揚的視野、多功能會議空間,以及引入節能管理系統,但在細節執行上仍比較模糊。「負責今次計劃的Ricoh設計師就很細心地理解我們公司的業務範疇、行業獨特的運作需要及企業文化,所以在首次展示設計圖時,我們已非常滿意。」

 

反映企業文化 設計照顧員工身心健康

負責今次項目的設計師Jay解釋,Ryan在開會之初已表明希望新設計能夠照顧員工的身心健康,「他本身是一個充滿活力及開明的年青老闆,工作上經常鼓勵員工表達意見,會定期舉辦team building活動提升團隊合作性。他亦成立了足球隊,讓公司上上下下打成一片。」Jay非常認同Vinflair重視員工的企業文化,於是便將身心健康作為今次設計概念的一大主線。

負責今次項目的設計師Jay解釋,Ryan在開會之初已表明希望新設計能夠照顧員工的身心健康,「他本身是一個充滿活力及開明的年青老闆,工作上經常鼓勵員工表達意見,會定期舉辦team building活動提升團隊合作性。他亦成立了足球隊,讓公司上上下下打成一片。」

反映在設計上,新公司採用了開放式空間,營造一個輕鬆自由的工作環境。主辦工區的辦工桌以矮身的隔板及儲物櫃劃開,取代以往高牆高櫃的密封式格局,讓員工有開揚的視野及更容易與同事溝通。考慮到合併辦公室後,不同部門同事將會有緊密的合作聯繫,設計時除了有較傳統的會議室,亦安排了數個多功能區域,在有需要時可化身小型會議室或team building場所,平常則供員工休息放鬆。另外,設計團隊亦按Ryan要求,將其中一間房間改裝成小型健身室並加設淋浴間,讓員工可以利用工餘時間多做運動,保持身心健康。

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重視社會責任 融入環保、衛生元素

智能工作間另一個設計重點在於節能,Ryan希望借助科技在環保減碳方面負起社會責任。「新公司有良好的採光,加上空間感開揚,本身已可減少用電,不過Ricoh方面在辦公室不同地方安裝了感應器,智能系統會根據自然光調節個別位置的燈光開關,自動令整個辦公室保持一致的亮度,同事就毋須經常手動調校。」Ryan補充說燈光系統預設動態感應器,如發現該空間閒置了一段時間便會自動關燈,有效減少碳排放。

智能系統會根據自然光調節個別位置的燈光開關,自動令整個辦公室保持一致的亮度,同事就毋須經常手動調校。」Ryan補充說燈光系統預設動態感應器,如發現該空間閒置了一段時間便會自動關燈,有效減少碳排放。

裝修工程由開會起動至完成僅四個月,Ryan說實物的完成度極高,與模擬設計圖幾乎一致,而且每階段工程的時間亦拿捏得非常準確,過程中沒有半點擔心。「可以順利完成工程,主要是Ricoh團隊事前準備及溝通充足,而且又會站於客戶立場考慮各種細節,例如今次裝修工程在新冠疫情期間進行,環境衞生是其中一項保護員工的因素,他們便建議我們使用光觸媒抗菌技術,以霧化方法在辦公室每個角落,覆蓋一層可有效殺死細菌,以及阻止冠狀病毒生存的納米銀離子透明塗層,非常貼心。」

今次裝修工程在新冠疫情期間進行,環境衞生是其中一項保護員工的因素,他們便建議我們使用光觸媒抗菌技術,以霧化方法在辦公室每個角落,覆蓋一層可有效殺死細菌,以及阻止冠狀病毒生存的納米銀離子透明塗層,非常貼心。

入伙近三個月,Ryan說同事對新辦公室的設計均讚口不絕,而且亦感受到同事之間有更緊密的聯繫,工作氣氛及生產力均有顯著改善。他認為智能工作間雖然會令人聯想到很多新科技應用,不過經過今次事件,令他明白到設計上絕不能離棄以人及公司理念為本,否則即使投入了多少高科技、裝潢如何美侖美奐,如缺乏上述要素,最終也只是一個精品示範單位,吸睛而不實用。

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