跨境物流公司 – 數碼系統成功實現100%準確流程管理

2019年12月12日

人力管理、支薪電子系統 資源最佳化

人力管理和支薪系統,從來是商業流程管理其中重要一環。當中牽涉企業跨部門合作,從前線主管、人力資源部至會計部,環環相扣,徒靠人手管理,耗費資源甚多,亦易有人為錯誤出現。故不少企業亦在尋求電子化方案,而其中一間駐港大型物流公司聯絡了理光的商業顧問,期望得到更完善的管理系統。

人手管理過耗公司資源

公司物流運輸隊伍龐大,過百名貨運司機每天為公司處理無數跨境訂單,當中工作安排需每天更新,牽涉人力甚多:

  • 前線司機主管需人手安排貨運日程,主要以電話聯絡,惟司機因身在內地,未必能即時答覆,容易造成安排延誤。
  • 運輸隊伍的工時與薪金紀錄,則由行政主管負責。主管需細閱司機手寫紀錄,從工時到行駛路線,再一一以傳統文書處理方式輸入電腦。惟司機手寫紀錄容易造成誤讀,會計部審核過的薪金紀錄更需交予前線主管檢閱,一來一往,甚為耗時。
  • 薪金紀錄完成,會計部門還需處理支薪程序。不同司機使用不同銀行戶口,格式各異,光是處理自動轉帳事宜,已耗費公司半個人力。

從安排工作、紀錄工時與行駛路線、處理支薪的流程,已動用公司的2.5個人力,當中極具改善空間。

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理光商業提案 一次定案

與其他公司一樣,物流公司已非首次改善這繁複流程,之前接洽過其他商管提案公司,惟效果不佳,想再作改善更需額外收費。而公司一直有採用理光的打印機服務,多年來的完善服務經已累積一定信任。當得知理光也有提供科技方案的商業顧問服務,便尋求理光解決問題。

電子流程 增效益降成本

經過理光商業顧問的詳盡調查後,我們為物流公司提供全新的電子系統。將以上流程徹底電子化,從工作分配、紀錄工時與行駛路線,都大大減少錯誤出現機會,避免往常靠人手處理所致的5-10%錯誤率,實現100%準確無誤,可信可靠,而在流程方面所需的人力更由2.5個人力減至1.5個。電子系統更能按銀行自動產生自動轉賬格式,支薪工序速度大大提升。幫助公司增加收入,降低風險,提高效率,盡得數字化轉型的優勢。

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