智能化工作間的謬誤 (二) - 會議協作篇

2018年05月11日

 

許多公司以為,透過採用電話會議、甚至部署TelePresence高清視像會議透過比傳統視像會議提供更高的解析度、 多個顯示熒幕及高質的音效,配以特別設計的會議室房間提升會議的環迴音效,以提升臨場感的視像會議,就能實踐協作通訊,亦能減少員工的差旅費用。但這種會議方式需要預約會議室進行,員工之間亦要「夾時間」配合,難以回應需要迅速進行的「即興」式會議 (如: Brainstorming),最終有可能錯失商機。

 

有報告指出,全球視像會議方案的市場規模於2017年為49.8億美元,而在2017-2025年間的複年增長 (CAGR)為8.6%[1];至於TelePresence高清視像會議的全球市場規模在2025年料可達24.5億美元,而在2014-2025年間的複年增長 (CAGR)為2.9%[2],可見視像會議備受企業支持。這種科技好處是透過視像通訊技術隨時提供跨地域商務會議,節省企業商務差旅的開支,然而傳統視像會議室往往要事先預約,難以回應即興或突發式的會議,加上這種會議室用途單一,若閒置時亦不能靈活成為工作間讓員工進行工作。真正的會議協作,應具備Connected workplaces (連繫)、再促進Communication (訊息傳遞),使團隊及部門之間能夠無障礙地Collaboration (協作),最終創造靈活及高效的工作間。

 

採用會議設備,需要花費購買大量IT通訊設備嗎?

現今協作環境需要靈活及具有效率,特別是團隊內部的緊急臨時(Ad-hoc)會議,為的是要盡快想出項目的構思、或共同溝通項目細節的進度,故此,利用統一通訊方案(UCS)[3]以及互動電子白板(IWB)[4],前者透過簡單輕巧的通訊設備,包括內建的廣角攝影鏡頭、擴音器和揚聲器,加上UCS流動程式,便可隨時隨地跟身處不同地方的與會者進行會議;後者為與會者提供各種會議文件共享功能,如手寫功能,讓他們發表意見,提升緊密的協作成效。用來協作的設備不用需要龐大的支出,設備亦不需佔用大太的空間,讓工作間內外的團隊能夠輕裝上陣,從容進行協作,最理想不過。

 

如何從坊間選取一個理想的統一通訊方案? 

  • 兼備軟硬件、提供豐富共享協作效能:傳統的坊間軟件協作通訊方案,多倚重透過桌面/手提電腦、甚至在流動裝置上進行,視像解析度未必及得上透過具高清視頻輸出的專屬硬件設備,加上如果進行文件共享,這些通訊通常也只能在單一介面進行,對多人會議來說成效不高 。相反,如果用戶同時選擇輕巧、兼容高清視像體驗,同時又支援流動裝置的UCS,以及協作性豐富的IWB作為溝通媒介,對團隊的協作成效自然比傳統約軟件協作方案優勝。
  • 不受空間限制,隨時隨地進行協作: 傳統的TelePresence高清視像會議雖然帶來高清及具臨場感的協作體驗,但往往倚重固定的「專屬」會議室,才能成事,而且進行會議前又需要預約房間及進行相關設定,花費不少時間。相反,一個理想的UCS方案所涉及的IT設備體積輕巧,方便攜帶,只需物色合適的空間就可以輕鬆進行會議,適合現今流行的共享工作間環境 ,既富彈性又靈活,更可善用工作間。

 

協作需要很大的空間進行嗎?

當然不是,新一代的協作要求「以人為本」,固定的會議空間反而阻礙協作的靈活性。企業可考慮革新工作間,重新規劃設計,並劃出一個共享區域,設立簡單輕便的通訊設備,成為具備Connected (連繫),再促進Communication (訊息傳遞) 的智能工作間,讓團隊及部門之間能夠無障礙地Collaboration (協作)。

 

了解更多:

Ricoh – 統一通訊設備
Ricoh – 互動電子白板

[1] https://www.businesswire.com/news/home/20170921005577/en/Global-Video-Conferencing-Market-Report-2017-Shift

[2] https://www.grandviewresearch.com/press-release/global-telepresence-equipment-market

[3] Ricoh 統一通訊系統

[4] Ricoh – 互動電子白板