電子化思維 推動法律行業營運創新

2018年04月18日

 

香港工商廈租金高昂,辦公室地方普遍細小,而儲存文件需佔用大量地方,令員工的辦公空間嚴重不足。法律界近年面對數碼轉型 (Digital Transformation) 挑戰*1,尤其在文件數碼化方面難以入手,行業亦急需解決「積效追蹤」(Performance Tracking) 的困難。在一般營運情況下,法律專員與行政部支援員工難免要使用紙張文件,但是人手處理文件管理卻令工序變得繁複,亦需花費時間搜尋,降低工作效率。


自動文件管理比例升

根據羅兵咸永道 (PwC) 會計師事務所的研究*2 指出,全球頭十大律師行正努力推動數碼轉型策略,其中,採用自動文件生產與管理的比例高達 41%。另一方面,上述報告亦指出,環球律師行為提升客戶協作及改善服務體驗,樂於採用數碼與創新科技,以提升法律服務與業務支援水平。

事實上,業務流程管理 (Business Process Management, BPM) 及數碼文件管理的營運理念,同樣可應用於法律專業,建立更具效益及更安全的辦公環境,也是目前市場大勢所趨。資訊管理不單只是把資料輸入電腦,當中涉及數據生命周期管理,由輸入、處理、編輯、取用、儲存、審核、追蹤,以至開出發票等流程都有涉足。客戶對法律服務除了講求效率,亦希望能有清晰透明的收費架構,無論服務規模是大是小,都有統一的計價標準。

 

邁向文件電子化

根據歐美的主流法規,一般重要文件需要儲存7 年或以上,因此,不同紙張、光碟甚至是錄影帶等未經電子化處理的文件,其實佔用了很多寶貴的儲存空間,加重營運成本。律師行雖然可以考慮使用由第三方提供的儲存空間服務,例如租用「迷你倉」,但無論是運送與倉存,都有一定風險,難以保障重要文件的安全。

其實,要把文件處理數碼化,並非難事,一般文件流程外判與數碼影像服務,均可以輕易代勞。市場上有服務商能協助客戶把相關資料分類,安排文件數碼化,並與原稿校對,同時處理日後文件分類排序、掃描索引,以至搜索共享的框架。落實採用加密電子檔案,除了安全性高外,更能永久保存,同時照顧到合規 (Compliance) 需求。在文檔數碼化工序完成後,服務商亦能協助把所有舊文件安全銷毀,實現無紙辦公室,讓員工有更充裕的工作空間。


數據安全與效率並重

法律專門行業大可考慮使用業務流程管理 (BPM) 方案,令案件管理過程更加透明,同時改善客戶時數計費的收費效率。現時市面上大部分流程管理方案均採用先進安全、達到銀行級別程度的保安技術。除了數據處理與傳送時會被加密外,客戶也可以定立戶口權限,分隔瀏覽指定資訊。

一般而言,BPM 有助降低商業服務成本達三成,兼滿足多個重要營運關鍵績效,務求充分提升律師行的生產力與成本效益。

 

了解更多:
http://www.ricoh.com.hk/tc/servicesandsolutions-c4120.aspx
http://www.ricoh.com.hk/tc/casestudy-islac-7007.aspx

 

資料來源:
1* https://www.forbes.com/sites/danielnewman/2017/08/29/top-5-digital-transformation-trends-in-legal/
2* https://www.pwc.co.uk/industries/law-firms/law-firms-survey-report-2017.pdf