一站式文件管理平台 提升大企業 HR部門運作效率

2018年02月01日

 

傳統企業的人力資源 (HR) 部門慣常採用Word及Excel建立各類文件,包括招聘程序、員工檔案、薪酬支付等項目,並透過共享硬碟 (Share drive) 媒介來存取;預算較多、規模較大的HR部門則會採用不同的應用系統,例如人力資源系統、會計系統及企業資源規劃系統去管理文件。然而,這些方法由於欠缺整合性、令部門花費於管理文件的時間大增。


著手數碼化管理
  提升工作效率

根據CareerBuilder近期的報告指出,美國約700家受訪的企業主管表示,期望未來10年,自動化方案能夠全面協助管理人才招聘及各項人力資源的工作。另一調查報告Harvey Nash Human Resources Survey亦指出,全球逾90%已採用數碼化及自動化方案的受訪HR部門主管認為,這些科技是量度HR部門職能及投資回報的重要指標[1]


利用
ECM建立整合式平台   管理文件更方便

要簡化文件管理,最重要的第一步,是採用企業內容管理 (Enterprise Content Management, ECM),建立一站式HR文件管理平台,它可將HR部門各類文件 (如員工出勤、薪酬支付、開支申請表格等等) 數碼化,並中央化儲存於電子資源庫 (Electronic Repository) 作整合式的管理,讓獲授權的HR員工隨時搜索及編輯[2],相比傳統上管理及存取來自分散於不同應用系統的文件,自然節省處理文件時間。


工作流程自動化

這種平台的好處還可以實施自動化。過往HR員工通常須靠人手從共享硬碟下載相關文件或取得檔案連結路徑,再經電郵傳送至目標員工 / 主管。而透過自動化,文件或表格可直接導向目標員工 / 主管作出檢視及批閱,而檔案的建立及分類亦可自動化,減低人手操作所花的時間。


電子格式文件
   資料整合更準確

ECM 亦可提供電子化表格功能,當中採用網頁格式 (Web Form),簡單輸入幾個步驟便可建立及傳送,而且能將所收集眾多電子表格歸納為單一表格[3],相對傳統無論透過Excel文件、甚至傳統紙本文件分發給相關員工,收集信息過程固然省時,亦減低後期以人手整合資料所產生的錯誤。


多個
預設文件範本

另外,ECM亦提供多項預設範本建立各種文件,為人力資源的一些基本文件如職位申請表、員工合約及員工假期申請等預設流程範本,加快工作流程。這種便利,相信難以在傳統環境中以人手透過Word或Excel建立範本可以達到。

ECM還可以因應企業對各類文件的保存政策,有效地將各類重要的企業文件分門別類,建立索引、簡易進行歸檔及擷取,符合法規遵循。如果只憑傳統Share drive內的資料夾存取,最終只會因文件儲存量愈多,難以妥善及迅速管理。

當然,ECM的操作介面也應簡易,容易讓HR部門操作,才能真正駕馭整合式平台。

HR部門採用數碼化及自動化革新文件管理,不僅能夠節省處理文件的時間,更重要的,是能夠釋出部門人手,集中資源處理其他策略性項目,例如人才招聘及員工培育工作,為企業帶來更長遠的價值。

Laserfiche Rio: http://www.ricoh.com.hk/tc/servicesandsolutions-p3615.aspx

 

[1] Harvey Nash Human Resources Survey 2017 (paragraph 9)

[2] Laserfiche Cloud – The Ultimate Guide for HR Automation (p.3 paragraph 1, line 3)

[3] Laserfitch – Electronic Form