「起動九龍東計劃 」於2012年展開推動九龍東成為核心商業區，根據高力國際（Colliers International）於《2017年第一季香港物業市場研究報告》顯示，隨著更多中資機構進駐中環區的甲級商廈，令港島區的寫字樓租金不斷上漲；以致辦公室遷往非核心地區的趨勢漸趨強勁，當中東九龍區以低租金成本及龐大樓面積而佔盡優勢。各企業可以把握九龍東區現時的優勢發展業務，同時可以藉着企業重新部署辦公室設計，成為企業智能轉型的契機。「智能工作間」的概念亦因此應運而生。
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「智能工作間」改善企業運作核心
「智能工作間」是指把創新的科技，應用於公司的智能裝置、社交平台、通訊系統、人力資源甚至文件等管理，以協助企業提升工作效率及工作間和諧度為最終目標。在德勤（Deloitte）的《The digital workplace: Think, share, do Transform your employee experience》*報告說明，「智能工作間」運作模式的確有助企業改善工作環境、加強員工溝通、減少支出同時提高生產力。舉個例子，普遍認為矽谷的一線公司生產力較高是因為大部分員工均為頂級人才，然而美國顧問公司貝恩策略顧問今年的研究卻指，其實 Apple、Netflix 等公司中星級員工只佔 16%，更重要的是這些企業的公司文化開放、工作流程簡單及讓工作間智能化。例如：Google 的室內設計讓使用者甫進入工作空間後，發現四周都設有互動電子白板，可以隨時畫下當刻意念并即時與工作夥伴透過電郵或其他通訊工具分享，能比傳統相約會議更有效溝通。同報告指，矽谷企業工作間部署的不同，正正就是讓矽谷一線企業生產力比一般公司高出 40% 的重要因素。香港企業可跟本地智能工作間方案供應商合作，輕易借鏡矽谷的經驗於自己機構實行。
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軟硬件配合發揮最大效益
無庸置疑，「智能工作間」能有助為企業提供更先進的運作模式。然而企業需要留意不應只集中於技術層面。真正便利員工、促進生產力的智能工作間，除了引入新技術，更應培訓員工學習和使用新技術，企業亦應有完善的管理政策，減低風險。舉例，企業每日要接收各類資訊，有部分或會涉及個人私隱，員工跟其他合作夥伴工作時應如何處理這部分？這時企業必須制定資訊處理政策讓員工遵守，以免發生違規甚至犯法的行為，破壞企業形象。
是時候為企業注入新元素
當企業在公司政策及企業文化發展越趨成熟的同時，可嘗試考慮為公司引入「智能工作間」流動裝置工作模式，使辦公室不再受制於地理空間傳統的規限，能夠與時並進。借著重新部署工作間的機會，改善員工工作環境，讓會議溝通更有效，並提倡流動工作文化理念等。比起不斷以高薪挖角提升競爭力，Ricoh智能工作間方案讓員工生産力最大化，相對更值得投資。
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