吸引千禧人才妙策 革新文件管理系統

27 Jun 2018

 

隨著千禧世代普遍使用數碼科技工作,「機不離手」日漸成為他們的慣性,可見工作地點不再只局限於辦公室。要吸納新一代人才,企業應考慮革新員工的工作模式,例如引入能支援流動裝置的文件管理系統,以提升員工工作的靈活性,促進工作間知識共享。

 

千禧世代頭腦靈活且具創意,在未來,可望成為提升業務、為企業增值的重要力量。千禧世代的優點在於:他們緊貼社會脈搏,與時俱進,很多時能突破傳統,為企業帶來新點子、新思維。舉個例子,近期城中的熱門話題乃年僅13歲的香港少女葉礽僖創立了兒童交友APP,當上CEO,更揚威國際[1]

 

迎合千禧世代的工作模式

吸引千禧人才需從何著手?企業需善用數碼科技,利用多樣化的工具和軟件促進員工協作,營造出一個良好的知識共享環境,讓員工容易分享和展示自己的想法,此舉能有助提升他們的工作動力 。要實踐這種共享環境,企業須著手革新文件管理系統,提供流動而靈活工作模式,才能迎合千禧人才的需要。

要將數碼科技融入工作環境,企業可先檢視現有的文件管理是否採用可支援新一代智能操作面板Smart Operation Panel (SOP)的打印系統,促進團隊「連繫」、「傳遞」和「協作」,例如支援流動裝置分享文件:透過NFC技術,讓SOP接收流動裝置內的文件,直接經打印設備進行文件列印及分享。千禧世代員工講求效率,極需要手上的硬件、軟件跟得上其習慣及速度,這技術正正能回應他們追求的工作模式。

 

採用雲端文件共享  增加協作及知識共享成效

透過SOP的雲端文件儲存及分享功能,團隊可隨時把掃描完畢的文件直接儲存於雲端,減省企業儲存文件的空間,並能夠隨時隨地把文件分享給在戶外工作的員工,增加協作及知識共享的成效。

此外,SOP能讓用户透過網頁瀏覽器直接閱覽網頁(如:業界新聞),然後下載並列印、轉發及分享給員工,達至知識共享的目標。採用文件電子化工具亦一樣可達到知識共享的目的,例如採用轉換電子文檔工具,能將已掃描的紙張文件轉換成電子檔案,簡單傳送至網絡資料夾、電郵,以及其他企業應用系統,方便分享給目標員工。

企業憑藉革新數碼科技、引入智能操作面板,能夠加強知識共享,同時亦能迎合新世代員工的工作模式,達致提升效率、留住人才、助員工增值的效果,可謂一舉三得!

 

了解更多:
Ricoh – Smart Operation Panel
Ricoh – FlexiCloud Connect Plus
Ricoh - GlobalScan™ NX Serverless

 

資料來源:
[1] https://topick.hket.com/article/2059040/13歲少女葉礽僖休學創兒童語言App%E3%80%80用戶遍20個國家登上BBC揚威國際