智能化工作間 發揮年輕員工工作潛能

14 May 2018

 

在香港,僱員的工作空間普遍有限,團隊之間難以互相協作,加上新一代的年輕員工追求彈性工作空間和上班時間, 面對這種挑戰,企業不妨考慮從革新工作間開始作出協調,並採用具溝通、連繫及協作功能的方案,以穩定生產力和維持市場競爭。

 

突破空間不足   從革新工作間著手

美國房地產公司CBRE有報告指出,在固定座位的空間使用率方面,全球平均水平為60%[1],而香港和中國的平均水平相對其他市場為高 (平均73%) 。當員工的工作空間過度密集,或可讓員工互動交流的空間過小的話,工作間就不能發揮應有功能,員工之間難以緊密溝通協作,工作表現可能會受到影響,再加上新一代年輕員工傾向追求彈性的時間及空間 ,這類工作間對他們的吸引力會大減。Pwc報告指, 91%全球受訪企業更認為,新一代年輕人不願以現今傳統模式工作[2],故此,企業可從革新工作間方面著手,採用共享工作間,增加員工工作環境的流動性,讓員工可因應需要靈活地選擇於不同範圍工作。

 

Huddle Room促進「溝通」、「連繫」及「協作」

要建立共享工作間,建議可物色專業顧問團隊事先為工作間作出分析評估,再進行設計。在分析階段,顧問團隊會先了解企業各部門員工的特性及對工作間的期望,由會議室大小以至打印機擺放位置, 均作悉心的評估。在工作間設計階段,顧問團隊會落實共享工作間的設計,例如採用Huddle Room (小型協作空間),只需移動房間間隔, 讓員工便可隨時可舉行會議,閒置時又可成為員工的共用工作室,盡用空間之餘,亦能提升協作成效。

 

引入協作科技

Huddle Room的協作會議室亦可引入多種具「溝通」、「連繫」及「協作」功能的工具,例如互動電子白板(IWB)[3]可讓工作間內外的與會者分享相關的會議文件,如產品設計圖,而且備有手寫功能,讓他們從中檢視及修改細節;此外,利用輕巧的統一通訊工具(UCS)[4],可讓與會者方便且輕鬆地進行視像會議。本地一間科技公司MTel[5]利用Huddle Room建立共享工作間,靈活的協作模式為年輕員工帶來更緊密的工作關係,增加員工之間的交流及對公司的歸屬感,成為改善生產力的好例子。可想而知,即使工作間面積有限,企業只需踏出一步,革新工作間,自然可提升生產力,改善業績。

 

了解更多:
Ricoh 互動電子白板
Ricoh 統一通訊系統
Ricoh – Meeting Room Solutions

 

[1] https://www.cbre.com.hk/zh-hk/about/media-centre/workplace-density-in-hong-kong-may-impair-staff-productivity-and-performance

[2] https://www.pwc.com/m1/en/services/consulting/documents/millennials-at-work.pdf

[3] Ricoh 互動電子白板

[4] Ricoh 統一通訊系統

[5] Mtel 矽谷式智能工作間 活用空間提升協作效率