智能裝置改善溝通 減少項目延誤

18 Oct 2017

 

企業每年都需要規劃及進行大大小小的項目,但項目延誤的現象都極為普遍,為甚麼延誤還是無法避免?

溝通效率低延誤項目
每個項目參與者眾,各有不同的要求和期望,如項目負責人無法清楚表達自己想法,或令執行員工「會錯意」,令項目均可能導致超支或延期完成。美國項目管理協會(PMI)2013 年發表《The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications》*報告指出溝通效率低的企業,只有 37% 項目能準時完成,亦只有 48% 的項目不會超支,可見內部溝通差的公司嚴重破壞項目進度。那麼如何能改善溝通?智能裝置等新興企業通訊產品幫到你。


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智能裝置改善企業通訊
智能裝置改變企業通訊方式,除 Facebook、WhatsApp之外,一些專門用於項目協作的程式更廣受重用,如 Slack 正是深受企業歡迎的通訊工具,它能為每個項目小組建立專用頻道、群組、 Messaging等功能,協助分流企業資訊;用戶亦能從Dropbox、FlexiCloud、Google Drive等流行雲端平台分享檔案,提升工作效率。

除了 Slack 之外,坊間仍有很多提供跨平台操作的項目管理協作工具,如:Trello 和 Asana,用戶隨時可在智能手機或平板電腦等手提裝置觀看項目進度和工作流程。

App 協作省時添彈性
以台灣星展銀行為例,最近便跟微軟合作使用其Trusted-Cloud Office 365雲端服務,員工可以在電腦或流動裝置的流動應用程式(app)協作文件,節省來回修訂時間、亦可用平板電腦隨跟跨地區分行進行視像會議,加強企業內部溝通,減低文件修訂版本出錯、紙張文件遺失等引致項目延誤的機會。

除了改善溝通,智能裝置更可使工作流程自動化。舉例,IFTTT 網絡服務能串連 RSS 訂閱項目和電子郵件,當 RSS 出現新增文章,IFTTT 便會傳送電郵通知用戶;甚至當收到指定發件人的電郵附件後自動上傳至雲端儲存空間等。藉著智能裝置的自動化功能,我們可以節省時間處理重複的工作,提升效率。

現時市面部分數碼多功能文件處理系統已預載 Android 作業系統,員工可以在掃描文件後隨即自動發送檔案至相關同事,比以往需人手逐一向同事分發紙張文件或發出附件電郵,減少出錯機會之餘,更可令辦公環境更便利。

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報告連結*. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/white-papers/communications.pdf
https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/the-essential-role-of-communications.pdf