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新學制下聖公會林護紀念中學加強行政管理效率

三三四新學制推出後,校本評核將逐步全面實施,學校要把學生的成績、試卷及相關習作保存起來,無疑加重了學校教職員的工作負擔。聖公會林護紀念中學為簡化學校的行政工作和工序,近期採用了先進的文儀器材和應用方案,既簡化了過去繁複的工作,亦增加了老師和學校的行政效率。

有效管理學生檔案資料

在新學制的校本評核制度下,現時學校必須有效地管理學生的學習檔案資料,藉以推動全方位的教育發展。然而面對大量的學生資料,如何才可以有效地管理?聖公會林護紀念中學副校長麥卓生表示,要將每份試卷,以及每個學生,包括學業成績和功課等資料,以電子形式有系統地儲存,過去屬艱巨的工程。

「以往學校要把大量的學生資料妥善分類儲存,往往要花上很多時間和人力,當要翻查資料時,更需花好些時間才能搜尋得到。」不過,麥副校表示,現時採用了理光(Ricoh)多功能影印機的文件管理方案,把學生設定為個人的電腦條碼標籤 (Bar Code) ,無論是他們的成績、習作都一一儲存在個人檔案中,有助教職員日後能快捷地提取有關的資料,在掌握學生的成績及評估進度時更一目了然。

此外,過去學校以「Hard Copy」儲存學生資料,需佔用較大的地方,但現在如能將文件轉化為電子檔案,方便儲存之餘,也大大節省存放空間。

利用Text Recognizer 製作教材更方便

他續說,在數據擷取方面,文件格式轉換軟件Text Recognizer方案亦適合老師用來製作教材,「任教中、英文或通識科的老師,可以利用影印機將報紙內容掃描後轉化為可編輯的電子檔案 (如 Microsoft Word、Microsoft Excel或Adobe PDF),還能在結果中保持原文件的設計和格式,可幫助製作教材。」Text Recognizer能夠識別簡體、繁體中文和英文字體,將文件掃描後,系統便會自動轉換成各種可更改的電腦檔案。

多功能影印機省人力、增效率

科技先進,帶領文儀器材的發展更快,包括由黑白輸出轉為彩色,再發展為集合多種功能的機種,這一切的改變更有助學校和老師提升效率。麥副校表示,數年前開始使用高速多功能影印機作網絡打印後,在文件管理方面效率快了近一倍。

「以前印成績表起碼要花上兩日時間,現時只要一日已完成。如以影印及打印成本計算,現時黑白和彩色的影印成本較以往減省至少七成。」麥副校不諱言,以前彩色影印的成本價較貴,使用量方面有一定限制,但現時則更具效益,還可以協助師生打A3大小印海報或證書,十分方便。

此外,對經常需要影印的學生來說,在學校圖書館的一部理光影印機能提供八達通自助付款,學校亦以成本價為他們提供了影印服務。

以影印系統取代油印機 快捷簡便

除了多功能影印機,該校亦配備了兩部理光高速影印機,任教該校電腦科的鄭煥德老師表示,以往使用傳統油印機印試卷時,程序較繁複外,亦要較多人手配合。「現時的高速影印機則設有分頁和自動釘裝功能,對經常需要製作筆記的老師來說,十分適用,例如如一張A3紙,每面可影印兩張A4紙,再加上雙面影印的話,一次已影印了4版內容;更省卻了不少員工的釘裝時間,減少人為出錯的機會。」

服務以用家為本

現時該校共有6部多功能影印機,分別設在校務處、教員室及圖書館,取替了學校以往約20部噴墨和鐳射打印,省地方之餘,管理亦更統一。鄭老師舉例說,將要更換炭粉時,多功能打印機會有信息提示,學校只需要致電理光,一、兩天後便有職員前來更換,不用自行選購,亦不用額外地方貯存。其他服務如維修、查詢或投訴,都是致電同一個電話號碼便可,程序簡單。

「由於很多功能影印機內很多功能已經all-in-one,一旦機器出現故障,會帶來很多不便和影響工作,理光會為上門維修服務訂立『2小時服務回應承諾』,顧及用家的需要。」

現時理光於港、九、新界共有6個維修中心,技術員一般會在兩小時內抵達。

  


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